先获取现金，而不是利润
你好!
上周四的会面，让我很高兴。想不到三年不见，你的事业已小有成就了。目前，你的公司虽小，但业绩增长很快。你遇到的一些经营方面的问题，在企业初期发展中是很正常的。我在你去会见客户时，去看了一下你公司的仓库。我想你首先需要考虑和着手解决的急迫问题是获取资金，而不是利润。
1．加强现金管理
我们在讨论时，你一再强调，要狠抓销售额来提高利润，并且要再上个项目。销售额的增长与利润增长绝对是有必然关系的，但是，首要的前提是要能确保公司或这个项目的正常运转。公司的经营活动是受现金所支配的，没有充足的现金，公司是无法运行下去的。所以，我们第一个目标就是拥有充足的现金。至于那个你认为可以提高利润的新项目，我看与你们原来的项目差不多，仓促上马，会不会造成你眼下的现金周转困难？建议你让刘会计测算一下，提出个具体的资金计划供你参考。
在实现第一步后，对现金管理的第二个目标就是降低现金成本。合适的现金管理，应在使现金可以满足公司随时需要的同时，尽可能减少利息的支出。我不赞成使用你的朋友借给你的高额利息款。涂料生意既然赚钱不多，又压库周转资金较大，你仔细算一下，到底毛利率有多少，由此发生的相关费用又有多少（可让刘会计协助，她应该会的）？不要辛辛苦苦赚的钱都用于支付高额借款利息了。另外，刘会计提出的固定资产抵押给银行贷款的事，我看可以去了解一下，做一些准备，必要的时候可以利用。
现金管理的第三个目标是尽可能地将现金使用能量最大化，以最少现金支持尽可能大的企业运转。目前，对于你公司有至少两个占压现金的问题：应收帐款和产品库存。
2．减少应收帐款
说起来这个问题，我看你也非常苦恼。公司应收帐款从2001年占总销售额的30%，上升到今年一季度的60%。我觉得你在用欠款来换取销售额的增长，这是非常危险的。而且，你常常延期付款给供应商，也容易破坏合作关系，造成经营上新的困扰。
要减少应收帐款，你需要制定并实施一些措施。这里我提一些具体建议，供你参考：
成交之前，明确付款条件。特别是老客户，可将优惠的价格与付款条件结合起来，现金立刻付款的就可享受折让。这一条应该公开，大家都执行，而不要象现在这样，折扣范围由你个人随机掌握。
开票要及时。一旦与客户达成口头协议，同意付款后，要立刻开具发票。顾客在收到发票之前一般都不愿汇出账款，因此要求每张发票都能够及时开具，尽快送到客户手中。有些小额发票会计不愿及时开出，待积到较大金额时再开，结果延误了现金的回收。公司一定要确保不要因为开票过程中的低效率，影响到最终的现金流入。
可采用分期付款的形式。如果有的客户正在进行的一个工程项目完成期较长，你应考虑让其分期付款以支付你的货款。
写清票据的抬头。许多业务的延误都是因为发票上的抬头写错了，或写得不清楚。所以，要在第一次接单时就写得准确无误。
给客户送达发标后的一些细节。客户收到发票之后，也许会尽可能地拖延付款时间。你们要去了解客户的支付习惯。如果你了解某个客户习惯于在月底付款 ，就一定在月底之前寄出你的发票；如果某个客户习惯拖延时间，可以通过价格调节或其它手段，催促其交款。这里我想建议你，正常的催款不必你事事出面，可让刘会计或业务代表去讨，你仍然维持与客户良好的正常关系，让客户感觉这是一种正常的操作方式。
使用积极的手段催款。对于付款的客户折扣优惠，付款时间临近时，让会计有礼貌地提醒。万不得已时采取较硬的方式，如持续坐等催款、要求以货抵债、中止信用关系和法院起诉等。
支票收到的当天要存入银行。出纳小李因为没有时间而将支票放在抽屉三四天，是错误的行为。这不仅是现金管理不好，还证明你的公司内部管理有不规范之处。
3．削减多余库存
我注意到你公司的库存正不断增加。今年，你公司平均每月销售额增长了50%，但库存却增长了150%，库存的增加意味着你的现金占用量在加大。虽然，这其中有部分是占用了供应商的货款，但你也必须尽快地削减多余库存，以抽出现金来。
削减多余库存，第一步就要减少购买量。检查一下进货与销售是否合拍，进货量不应提前过多。不能因为有些供应商不要你立刻支付货款，你就准备扩大仓库面积来多存货，这个想法是不对的。这里的关键是要能及时实现销售，货物进来是有成本的，如仓库存货租金及发生货物破损等。库存管理的目标是不必有库存或提高仓库周转速度，将手头的库存控制在最低数量。所以，我建议你将仓库里的备货与每月销售产品相对应，并考虑备货及运输的时间。
第二步就是做一次彻底的盘存。现在你公司的库存品种杂乱。我看到有1/4的仓库堆放着已不销的存货及杂物。这些货，你要列出个清单，并折价售出，甚至当废物处理掉也是必要的，多少还可以收一些现金进来。仓库中的每一平方米面积都是有成本的，将不畅销的货物或能够及时得到供应商支持的货物排出来，少备货或不备货，也可省下一大片仓库占地。
第三步是每月定期盘库。每月底让刘会计与仓库保管员对帐后，一起盘存，列出每月不畅销压库产品，清理报废产品，以便你及时发现问题。
以上我提出了解决现金流动的一些具体措施。对了，我还有一个主意：你公司现在开户行在中国银行，而客户的开户银行有“农行”、“工行”等多家银行，而现在，跨行结算比同行结算要多用三四天时间，你为什么不也在“农行”、“工行”等多家银行分别开个户，根据客户所在行相应地提供银行户头，以方便快捷结算。但要注意，这些新开的银行都不要作为你公司的支付行，账面上保持“零”存款，避免资金沉淀下来，款到后，立刻划账入“中行”以方便及时支付供应商货款。这样既可以加快收款，节省在途资金，也增强单个银行的支付能力。你可以与仅作收款的各银行签个委托协议，款项一旦进入立刻自动划转入主要银行。
今天我提笔给你写信，是想让你能够理解深一些，好处是可以重复看。你喜欢谈生意，喜欢“业务成交”的感觉，不喜欢看数字、看文字，我能理解，但你现在在管理一家企业，虽然不大，但仍需要比较全面的管理知识。这些方面，我希望能帮助你，有问题请打电话给我。
顺祝
商祺！
大哥 史永翔
史永翔
史永翔先生是中国人民大学及美国南哥伦比亚大学MBA兼职教授，受聘于多家企业管理顾问有限公司担任顾问，是《公司》专栏作家，《销售与市场》、《经理人》、《新浪潮》等多家报刊特约撰稿人。在全国各地电视台及电台开设讲座专线，讲授《职业经理人成功之路》、《中国企业的企业化进程》等。并开设了总经理系列课程《职业经理系统训练——史永翔课堂》。现担任苏州市职业经理人协会会长，国际职业经理人联盟（IMU）中国区专家委员会主任委员，外商投资企业-台荣建材集团（中国）公司总裁。欲交流文章观点请致信：[email protected]