整合内外部资源－－谈连锁便利店的信息系统建设
整合天气信息
在日本7－11，其门店的系统每天固定五次收集天气动态信息，目前日本本土的所有7-11门店都仰赖店内的计算机联机系统进行管理。
那么天气对于零售行业的影响是怎样的呢？
下面是日本发生于在2002年10月的一条新闻：由于天气反常变暖，日本10月份的零售业绩比一年前减少1.9%。日本经济产业省官员在今天公布的资料中说：“由于10月上半月分外暖和，影响西装与外套等冬季成衣销售10月份百货公司销售业绩下降3.5%；超级市场零售业绩减少0.6%；成衣销售降低3.7%；但食品饮料销售反而上扬1.1%。食品与饮料销售终于摆脱狂牛症阴霾，开始复苏。10月份销售特别强劲的是加工奶制品。”
在所有连锁零售企业中，我们应该可以发现销售受到天气的变化影响最大的是便利店和标准超市，而大型综合超市和百货店受到更多的是来自于长期天气变化的影响，这种影响往往是可以提前准备的。由于最终消费者对于百货店，大型综合超市的光临次数远远高于便利店标准超市等卖场，所以，一个微小的天气变化就可能带来便利店这种小型业态的巨大商机。
西方经济学中有条德尔菲气象定律：气象投入与产出比为1：98，即企业在气象信息上投资1元，便可以得到98元的经济回报，在不同的市场条件下应用，经济回报率可能会更高。如果商家事先知道天气走势。在生产、采购、销售计划中考虑到气象因素，趋利避害，不仅能够避免损失，还可以变成在竞争中的优势。
因此，这种所谓的气象经济也就同时产生了，最初的气象经济是对于一些生产型的厂商安排生产计划使用的，而现在的气象经济越来越多的被应用到了更广的层面上。在国外，西方的气象公司已经研制出了形形色色的气象指数。如德国商人发现，夏季气温每上升1℃，就会新增230万瓶的啤酒销量，气象公司便开发出啤酒指数，供啤酒商参照。日本则开发出空调指数，因为他们发现在夏季，30℃以上的气温多一天，空调销量即增加4万台。
此外，还有天气与客流量分析的乘车指数冰淇淋指数，泳装指数、食品霉变指数等各种指数，用来帮助企业预测并提前确定生产营销计划。由于气象经济发达，国外气象公司效益都相当可观，行业竞争也十分激烈。
美国的零售商已经通过计算机信息系统，了解到天气因素对销售额有着不可忽视的影响，对收集起来的销售数据进行分析后，他们发现天气因素的影响在每周的销售波动中都有所体现。近些年来，通过对POS机销售数据的广泛统计分析，他们认识到消费者的购买行为受天气因素的影响程度比以前假设的要大许多。不过有趣的是，顾客的需求与天气之间的关系并不总是那么清晰明了，也无法简单地归纳为线性关系。比如，突然的下雨天会增加一次性雨具的销售，但同时坏天气又会减少客流量，因此对总体销售额的影响通常都是无法准确预测的。
针对天气因素的研究还进一步揭示，顾客对天气的反应会因为地域的不同而有很大区别。例如居住在中国北部城市哈尔滨和南部城市深圳的人会对“寒冷的天气”有截然不同的定义。类似的这些地域差异表明，天气变化对人们消费行为的影响像季节等因素一样，值得引起零售商的足够重视，那些既遵循季节规律又能针对一时的天气变化做出快速反应的商家，必然会获得更好的市场回报。
人们的生活方式和购物环境的变化使得天气因素对消费行为产生了更显著的影响。简而言之，这些变化意味着随着生活节奏的加快，人们购物的时候也越来越匆忙，经常只在需要这种商品的时候才购买，而且很少有人事先做什么购物计划。因此，尽管零售商们和有关的市场研究人员仍然在根据常规惯例、明显的季节变化以及其他可预见的因素来制定每年的营销方案，但在现实当中顾客们却很少按照所谓的季节规律来改变自己的消费。毕竟人们是因为天气冷了才会想到去买羽绒服，而不会考虑到底今天是不是立冬。实际上，精明的消费者大都已经看懂了零售商们为提高销售额所做的文章，比如换季时的甩卖或者促销等等。人们对诸如此类的宣传和鼓动已经无动于衷，因为这些内容确实是太司空见惯了。
但是一旦天空飘落下第一片雪花，情况就完全不同了，最先吸引到顾客注意的人就会是赢家。对于便利店来讲，这意味着应当及时在户外设置一些招贴广告，因为这个时候宣传季节商品才是效果最好的。无论是防冻液还是热可可饮品等都很容易引起顾客的共鸣：“是呀，冬天已经到了。”
同样的，在店里店外安排一些有冬日气息的内容，也会让顾客产生亲切感。比如加拿大的一些小店会在入冬头场雪到来的时候，马上在店外码放起取暖用的木柴。但是非常遗憾的是，便利店经常会出现季节商品断货的情形。
当零售商们分析去年或前几年的销售数据，并进行今年的销售预测的时候，他们首先假定了天气的影响在这些年份中是基本稳定的。然而实际上这又怎么可能呢？比如，我们通过数据分析可以得出每年6月份冰淇淋和瓶装饮料的销售与室外气温紧密相关；但是气象专家告诉我们，天气条件以及受其影响的天数，在年与年之间仅有30％是基本相同的。也就是说，简单地按照去年冰淇淋的销量来安排今年夏天的采购量，并不是最科学、最有效的方法。如果只是简单地根据上一年的商品销售走势来给各个门店配货，就可能因为天气的突然变化而导致地区之间的配货不合理，造成局部的库存积压或临时性缺货。
即使是目前最完善的零售分析系统，对于每周或每月短期销售波动的预测也难以经受实践的检验，这就使得零售商处在一种在现代社会里“靠天吃饭”的尴尬境地中。与季节反常的天气，比如像出奇温暖的冬季或者特别凉爽的夏季，这些天气变化都会导致严格按照季节更替制定的配送方案失去意义。这就是为什么理论上的库存商品种类和最佳库存量总是与现实情况发生矛盾的原因。当计划中的商品送达门店的时候，天气可能会发生变化，而销售的良机则已转瞬而逝。
了解天气因素在上周、上个月以及去年对销售额造成的影响是非常有价值的；何时何地才是开始销售季节性商品的最佳机会，什么时候销量最好，什么时候达到季节销售的波峰，这些分析结果都会给零售商的经营带来可观的经济效益。只有善于利用人们对天气变化的敏感反应，零售商家才能够在合适的时间、合适的地点提供最合适的商品，并在竞争中保持自己的领先地位。
那么，我们应当如何将气象信息与实际的业务经营相结合，并使之融入我们的日常管理工作中呢？
天气的变化对便利店的影响方面包括如下几个方面：
天气的变化对于门店的订货数量和销售额将会产生重大的影响
门店要根据天气情况预测每天的销售趋势。由于午餐、饭团和三明治等食品占据日本7-11每日销售额的一半左右，而这些商品的销售周期短，贩卖情形又和天气息息相关，因此事先掌握天气情况，是预定当日商品数量的关键。7－11系统每天收集气象报告数据5次，供各地的门店参考，以免所订的讲求新鲜度的食物数量积压或者不足。
由此，我们可以看到天气的影响其实对便利店是巨大的，那么如何寻求天气与订货之间的关系并使之实现呢？
这一点就要求门店在收集了一段时间的天气销售与商品之间的销售关系之后，在商品自动订货的参数中加入天气因素，该因素可能包括温度，湿度，风力的高低以及紧急的天气变化例如暴雨，地震，飓风等等，这些影响都将对商品的订货和库存计划产生影响。
为了区分每一个大中小类商品对于不同天气变化的敏感程度，因此也就需要将商品订货属性进行划分，例如矿泉水随着温度的上升，订货系数将会上升，而具体上升的比例是根据以往销售的最高峰和最低谷的变化程度来拟定天气影响系数变化的范围。而有些气象变化例如飓风来临，这样的天气恐怕对门店的所有商品都会产生影响，所以这时的订货参数也许是统一将商品的订货系数下调。
如果某一特殊天气持续数日，人们对于这种外在天气的影响变化是应当值得关注，例如第一天下雨和第二天还在下雨，对客户的购物行为的影响是不同的，应当考虑消费者对于外在天气变化的适应能力和预防心理，避免订货数量发生变化的差错。
天气变化与实际的商品陈列和堆头的影响
天气变化除了会对商品订货量和销售量产生影响之外，还将会对门店商品的陈列位置和陈列面积产生相应的影响，例如：预报在未来的天气变化中，将会出现持续的阴雨，那么是否对适合阴雨天气的商品进行一些排面的调整呢？这些变化的及时与否正是能够发挥便利店的店面小，经营灵活的特点，进而避免和减少门店的经营风险。
天气变化与门店硬件设施的投入方面
当天气发生变化的时候，便利店的商品和人力策略都进行了调整，同时便利店的硬件设备也是需要同时调整的，例如门店外正在下雨，温度急速下降，门店的空调系统是不是可以做一些适度的调整呢？根据顾客体表的温度与天气变化情况进行相应的调整；当最近几日天气湿度非常大，门店的硬件设备就应该根据这一情况进行相应的反映了。这一点相信很多消费者都有自己的体验，原本外面很热而进入门店后，空调没有开，不得不赶快离开，速购速决，而随着信息家电体系的连接，我们可以已经可以通过网络系统来控制门店的这些设备设施的开启和设置了。
天气变化与门店的背景音乐的关系
也许有人会问“天气的变化与门店的背景音乐的关系有什么呢？”越来越多的连锁便利店的管理现在已经统一了门店的背景音乐，而大部分的门店的背景音乐还是通过总部的统一录制刻盘给门店，这样既浪费时间又浪费资源。
目前已经有一些软件企业正在整合门店的背景系统进入门店的管理体系中，门店只需定时通过网络与总部系统联机就能够更新门店的背景音乐信息，总部可以根据各地的天气情况将不同的背景音乐以及问候语，促销活动录制在背景音乐中，给顾客更为直接和便捷的服务。
天气变化与客户服务的关系
随着连锁零售企业客户化服务的竞争，连锁门店的客户化服务的准确程度和适应度的要求越来越高。便利店能够给顾客带来什么样的服务已经是便利店竞争的方面之一。在有些时候，由于天气变化，门店对于顾客的一些客户化服务也就应该随之改变，例如突然下雨，门店的盒饭和一些快餐的送餐订单一定会大大增加，这时候就需要有足够的人力去配合这一变化，满足客户的特殊需求，同时对于门店的员工的工作休息日的调整也要随之变化，必要的时候要提前安排钟点工的参与和管理。如果便利店系统支持管理门店的人员工作安排，就需要将天气变化的因素列入影响工作计划安排的问题上，以便对工作时间表进行设计安排。
整合配送信息——提高配送效率
在日本各地的7-11在每天早上10点通过系统进行订货，7分钟内信息便传送到公司专属的230个配货中心，当天下午4点，各中心便会将货品送到店面。每名送货司机都配带磁卡，送货完成时，必须在商店内的计算机刷卡。如果一名司机常常送货迟到，公司会研究系统收集的数据，并对症下药进行改进。例如，更改开车路线，或者加派货车，以减少卸货时间等。这样，系就可以根据系统收集的详细数据研究改进方法，使得所有的7-11配送车辆准时抵达店面。
这一方式也许我们目前国内的系统还没有办法能够将这一部分或者暂时没有想到应当怎么样将物流配送信息整合进入系统中来。现在，大部分的连锁零售企业对于物流配送的管理要求也是越来越高，关于配送中心的收货，分拣，加工甚至配送车辆的送货路线，配送整体时间，每次配送距离，配送周期的各项指标都越来越关注，并使之更加量化更加精细化管理，这样就能够有效的控制门店的商品存货的数量和商品的订货的周期的安排。基于以上的各方面的原因，如何整合外部的物流配送信息，并通过整个连锁零售企业的管理系统达到管理监控整个零售的全过程将是一个发展方向。
及时收集销售和市场信息，做到快速反映
便利店的门店销售信息与总部信息的传输次数是决定这个连锁便利店企业的客户反映速度的一个方面。所以便利店系统的信息传输和处理的要求要远远的大于其他业态模式的门店。通常情况下，国内的便利店信息系统传输数据都是每天一次最多一天两次，同时对于这些数据的传输和反映的速度也是各有不同，能够根据当天的客户反应做好ECR工作的近乎没有。
而在日本的7-11，总部每天通过系统收集3次所有店铺的销售数据，而且能够在20分钟内完成所有数据的分析，并作出相应的准确判断，进而可以大幅的提高了解顾客需求的速度，帮助公司实时调整售价、配送商品及促销活动等。此外，7-11的连锁门店系统也和合作厂商分享所收集的各项销售和库存数据，供他们改进产品生产和商品配送。例如，目前什么样的凉面酱料最受顾客喜爱。这些根据客户需求迅速产生的变化和反映，使得7－11能够应付突如其来的各个外在变化。
整合客户信息，做到准确定位
今年6月，世界便利店业第二号人物日本的“全家便利店”（Family Mart）进军中国。全家便利店在日本有“家庭冰箱”的美誉。为保证盒饭、炖杂烩、寿司等快餐食品的新鲜，每天分几次进货。在其总销售额中，约有四分之三来自食品，其中一半是快餐食物、家常小菜和新鲜糕点。为了更准确的分析客户的信息，全家便利店系统的门店收款机上设置有顾客分类键，店员在收款时，除了输入商品代码、金额以外，还要输入顾客的性别、年龄层次乃至消费喜好等信息。连锁总部信息中心通过对这些实时销售数据的分析，可以及时、准确地向各店铺调拨运送商品，使各店铺的货架经常保持有经过精选的各种商品，同时不断引进热销商品。
对于这种方式笔者曾经接触过具有类似功能的操作系统，收款员需要快速在顾客即将走近收款台前录入所有的客户信息，其中包括购物人数，购物者性别，老中青的级别等信息，《每天销售日报汇总》中会有当天的顾客层次的分析。但是由于当时笔者所处的门店是一家标准超市，往往在高峰期，顾客多，收款员还经常是新手，收款速度原本就慢，录入顾客信息会降低收款速度，有时在繁忙的时候收款员也经常会输错顾客信息，这样就会大大降低门店的收款速度，降低顾客分析报表的准确性，更容易因为速度慢引起顾客的烦躁情绪。
然而对于便利店来说，收款台的压力相对较小，可以有充足的时间录入客户信息。同时更重要的是便利店的商品选择和陈列的要求大大高于标准超市和便利店。便利店店面积有限，商品定位必须准确，既要能让顾客快速的找到自己需要的商品，同时还要保证商品丰满。这种对于经营商品的要求也就决定的了客户分析工作的重要性，便利店必须从每一个客户的购物篮中去分析他们的购物目的和购物习惯，找出其购物的特点，从而能够更好的为每一个客户服务。例如：中年人的购物都是什么？中年男性与中年女性在该门店的购物的区别是什么？这些客户分析都需要通过购物篮分析才能完成，这与大卖场或者便利店以及会员制门店的客户需求分析方法是完全不同的。
根据顾客的情况灵活设计POS系统
在7－11的门店，也许你会发现，前台会根据客户的情况打印电脑小票，有些顾客就是为了方便，只是买了一瓶饮料用于立即饮用，如果此时打印小票不仅浪费顾客等候收款的时间，同时顾客也往往不愿意去拿小票，另外连锁便利店又可以节省一项开支，所以便利店系统和其他卖场的不同之处就是，应该允许收款员在录入商品信息，并做销售处理之后，通过快捷键选择是否打印小票。
区分门店内的堂吃和外卖
随着便利店便当等快餐业务的不断发展，有一些顾客可能愿意在便利店的门店内吃了东西再走，此时门店就要了解大概有多少顾客是需要在门店内就餐，而有多少是需要在带走以及哪些是送饭，这样有助于门店安排自己的门店的空间布局和其工作的实际安排。
堂吃和外卖是笔者根据麦当劳和肯德基等快餐店的叫法转移而来，对于这一部分的快餐食品，冰淇淋等商品便利店系统应当支持门店对于这种特殊情况的管理，而这一点也是大部分的标超或者大卖场系统所不必考虑的。
整合电子商务，做好客户服务
随着中国连锁便利店的不断发展，个体的一些独立杂货店已经根本不是便利店的对手，而便利店的敌人就是便利店本身。由于各大集团的便利店的背后都有巨大超市的支持，而各连锁都以相近的标准以每年数百店的速度扩张，在人口稠密的地区很快就成了便利店同业们殊死搏斗的地方。激烈的竞争使得大家对对方的动向保持高度的警惕，一种便利服务一旦产生，大家竞相导入，在服务上输给了对方，就等于不战而败。
正是这种激烈的竞争使得便利店在零售业保持了最高的经营手法创新密度，在日本泡沫崩溃、百业萧条的时期，仍能保持高速增长。今天，在东京和附近人口稠密区的街上常常可以看到这样的风景，马路这边是7－11，斜对面就是罗森（Lawson）便利店或全家（Family mart）便利店，在竞争最剧烈的地方，竟然在约300米的马路同一侧，就有3家不同系列的方便店。便利店同业之间争夺如贴身肉搏一般进行着。不仅不同集团之间有竞争，同集团之间也有竞争。有的自愿加盟店长开店没多久，却发现附近又出现了同品牌的店面，找总部诉苦也没用，无论如何努力销售额都难于上升，想不干又舍不得保证金与装修费血本无归，进退两难。因此，便利店店每年的开设数虽然很高，停业数也很高，几达每年开店数的3～4成。惨烈的竞争导致了一种彻底的顾客需要至上的经营方针。在竞争意识的驱使下，便利店以溶入社区、密切接触顾客、提供方便为己任；以提供顾客使用频率最高的服务为经营原则。今天在几乎所有的便利店都有下述设备：微波炉、复印机、保温柜、卤味锅，还提供快递、公共费用代收和旅行、娱乐定票服务。这些服务并非最初就有的，而是在为顾客提供方便中逐渐加上去的。下面是日本便利店近20年来的发展历程：
由于各大连锁便利店集团内部，都把很重视网络带来的商机，进入90 年代后，大部分便利店都以各自的方式开始摸索，以适应信息化时代的到来。如罗森从97年9月开始导入多媒体终端Loppi，用手指触摸画面，即可预约音乐会等的入场卷和观光成套服务、机票、旅馆，还可以购物、下载游戏新程序、订报纸、申请加入保险等。98年11月又在部分店铺设置自动取款机，可提供确认金额和提取现金服务。而7－11和全家便利店则把重点放在了通信系统的更新改造上。
同时，自99年下半年起日本的网络企业不断地把自己的业务与连锁便利店联合起来，以弥补日本信用卡普及程度低，带来营业上的不便和因收货人不在而造成的交货上的不连贯。其次，游戏内容和音乐内容的数字化销售的终端放在连锁店，既解决了游戏和音乐销售上店面不足的矛盾，又可以最大限度地接近顾客，也解除了顾客对网上支付的担心，可谓一举三得。
代收货款、代转货物、提款服务现在已经成为了便利店能够提供的服务之一。实际上，便利店实现拉近电子商务将假想变成现实的过程。顾客可以选择在离家最近的方便店交货，也可以和在商店买东西一样交款。而便利店里设置的多媒体终端又构成了电子商务的入口。把这张门店网络铺成的现实的网络与虚无缥缈的电子网络结合起来。
随着电子商务与传统连锁便利店的不断发展，如何整合网络世界的相关客户信息和服务信息进入连锁便利店的信息系统也已经成为了便利店的实际管理工作的问题之一。而同时便利店的最大的经营特色就是要给客户便利，并且能够做到快速的客户反映。便利店成功的主要原因是“以快致胜”，此处的“快”包括商品的订货周期，配送周期，信息传输方式，商品周转，客户反映，收款速度，服务速度等等。然而很多大型连锁零售企业却经常将自己的便利店体系与其他的标超甚至大卖场合并在一起，采取同样的管理体系，配送体系和作业流程，作业方式和信息传输，这样做的结果表面上看是在节约并整合了自己的公司资源，实际是在降低自己的核心竞争力，使得便利店门店的销售处于同行业的劣势地位。
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