做个快乐的SOHO人
选择办公区
要做个SOHO人,头等大事就是确定你的办公区。办公区不一定要大,足够容纳一桌一椅就可以了,通常只占房间一角。既然在家办公,没有老板巡视,当然可以随便些,却也不要敷衍了事。舒服是第一原则,应该选择让你坐得舒服的椅子。椅子是仅次于你的电脑的第二重要投资,不要小气,随便买一张凑合。不然,你很快就会腰酸背痛,大大影响你的工作效率,真是得不偿失。不要选择坚硬的餐椅,它迫使你保持僵硬的姿势,如果用来吃饭,时间不长,倒也没什么问题;但是用来工作就不同,你通常一坐就是连续几个小时,背部和臀部没有舒适的依靠,难免感到酸痛,长期下去甚至导致慢性腰肌劳损。
另外,除非你是一个人住,否则就要考虑到家人经常来往走动,可能带来干扰。你当然不希望在聚精会神思考的时候,有人探头进来告诉你一些八卦消息,又或是干脆好奇地站在你身后,看你怎样工作。他们本来没有什么恶意,却使你浑身不自在,创作灵感吓跑了,怎么也找不回来。
怎样才能把办公区隔离出来呢?很简单,选择时尚设计的屏风或幕帘,风格以洁净、清雅为宜,在办公区外侧一放,与里面两面墙壁配合,形成一个四面的独立空间,把干扰排除在外。你还可以考虑将电脑台与工作台摆成曲尺型,这样,你只要一面屏风或幕帘就够了。
注意采光
采光是一个很重要的因素,却也容易被忽略。在你选择办公区的时候,就要把采光问题考虑在内。最好将你的工作台靠近窗户,让充足的自然光洒满你的办公区,唤醒你体内的细胞,让它们知道现在不是睡觉时间,赶紧起来好好为你工作。同时,心理学家早已发现,自然光有助于消除抑郁心情。知道吗,在美国的高纬度地区,冬季漫长,日照缺乏,人们很容易就感到情绪低落。因此,一些公司安排员工去疗养院接受人工日光照射,成为一项相当重要的福利。
当然,用电脑工作的人一定要特别小心:首先,不要让光线直接照在荧光屏上,否则你就看不清电脑显示的字幕;其次,不要让光线照在自己的脸上,如果你的眼睛处于亮处,你阅读电脑字幕的时候会感到特别吃力,眼睛容易疲劳。
要解决这个问题,你可以选择轻薄透亮的亚嘛布窗帘或百页窗帘,风格以纯白或精巧碎花为宜,最好与墙壁的颜色配合,创造和谐悦目的效果。记住,窗帘的颜色越深,你的办公区就越阴暗,所以应该尽量选择明亮的浅色。避免刺目的颜色或大花图案,不要让窗帘喧宾夺主,让你没法集中注意力。设置窗帘至少有两个好处:一是使外来光线变得柔和,不那么刺眼;二是挡风,避免清风乱翻书,把你的文件吹得到处都是。
技术设备
在你准备装修办公区之前,请考虑你需要什么技术设备,比如:你需要几条电话线,你会配备哪种电脑,会不会考虑使用ISDN(综合业务数据网络)线,等等,事先想得越仔细越好。
如果经济允许,建议你为办公区申请一条电话线,与住宅电话分开,专线专用,让你的老板、同时或客户打你的办公电话。他们看到你的资料上印有办公电话,也会觉得你确实具有专业水平,连专线电话这样的细节也注意到了,属于认真做事的人。
如果你经常需要上网查询信息,收发很多E-mail和传真,ISDN也许是一个不错的选择。它其实包含两条线,既可以双线合一,同时用来做一件事,比如上网,与单线相比可以大大提高数据传输速度,也可以发开,各行其事,同时打电话,发传真或上网,绝对不会耽误你的时间。
其次是电脑。至少考虑两个问题:台式电脑和手提式电脑。那么,即便你是在火车上或飞机上也可以继续工作,节省时间,不必等到抵达终点。如果你的工作不需要经常外出,有一部传统的台式电脑放在家里就足够了。毕竟,功能相仿的手提式电脑比台式电脑贵一些,应该了解自己的实际需求再作选择。
至于后一个问题,电脑专家发现,PC和苹果电脑其实不相上下,比如E-mail是一种标准程序,在两种电脑之间可以顺利收发,而且两种电脑都有配置了最先进最快速的调制解调器的型号。进入新世纪,数据传输渐渐该由E-mail承担,资料副本可以拷贝在压缩磁盘或可读写CD上,容量更大,也更安全,软盘已经失去作用。因此,新型苹果没有配制软盘驱动器,PC也不一样,正在逐步淘汰软盘。
无论你选择PC还是苹果电脑,请注意,“购买二手机可以省钱”的说法只是一个错觉。电脑更新速度越来越快,可以毫不夸张地说,就在你下定决心买某一台电脑的那分钟,这个型号的电脑已经过时了。为什么还要故意选择一台别人用过的、更早过时的电脑呢?实际上,新电脑不仅比二手机更好,而且价格也不会相差很大。好好想一想,你就知道怎样做一个明智的决定。
订购文具
文具不仅是工具,只要你花心思,也可以成为增添办公区乐趣的装饰。比如,选择不同颜色的文件夹,把不同的文件放在不同的夹自里,整齐排列,哪个是什么内容几乎一目了然,找起来就很方便了。笔记本和便笺薄也是同样道理。
如果是在传统办公室上班,公司自然会备好印有公司名称和联系方法的文具,你要用的时候拿去就行了。SOHO一族就要自己订购引有姓名和地址的专用信笺和名片,这是创造专业形象的必要步骤。
准备一个抽屉,专门存放蓝色和黑色的笔。别忘了准备各种颜色的彩笔,用于在文件上标出需要注意的地方。将文具放在容易拿到的地方。此外,购置一些白纸薄放在电话旁,可以避免在需要记录的时候到处找不到纸和笔的尴尬场面。
尽量把文件放在文件架上,比如带轮子的小抽屉柜,抽屉用来放文件,柜面放打印机;还要一个足够大的废纸桶,你不必每天清理一次,而且应该放在你轻易可以投掷到的地方,让你随时可以扔掉不要的废纸,省得这些东西占用你的宝贵的书桌。
寻找同道中人
最后一个小提示就是环顾四周,寻找和一个在家工作的同道中人,结识他们。你不仅收获友谊,还有一些明显的经济效益。比如购买文具和其他用品,如果几个人凑在一起,订货数量就会上升,可以得到更优惠的价钱;分别订阅报刊,然后传阅;使用同一家速递公司,每月结帐,因为数量大,同样有折扣……诸如此类,虽是小事,但是时间长了收益也不小。
好啦,现在就看你的了!祝你成功,做个快乐的SOHO人!