管理层怎样做到不再事必躬亲？
行有效的控制，必须对企业内部控制系统进行慎重的规划与设计。
企业发展到一定的阶段，其经营形态日益多元化、复杂化，规模也不断的扩大，企业管理层或投资者自然无法事事躬亲，而必须借助一套有效的制度推行公司的各项营运活动，这套制度，就是所谓的“内部控制制度”。因此，内部控制是企业管理最有效的工具之一，企业借助内部控制保障其资产的安全，落实推行既定的管理政策，更能积极提高经营效率，提升会计资料的正确性。同时，对于企业内部控制的评估也是现代审计评估风险的重要手段。
对于如何设计一套有效的内部控制制度，各界人士进行了一定的探讨，财政部也已经出台了会计内部控制的相关规范，一些企业在实际中也进行了规划与设计，但总体上来说对内部控制包含的内容、设计的方法以及如何进行系统规划还不太清晰。
在为企业咨询的过程中，笔者深感内部控制制度的设立必须在事前加以系统规划，缜密设计，要考虑如下的规划重点。
先从职责划分做起
内部控制的主要原则即是职责划分，首先要有一个合理的组织系统，明确划分每一部门的职责，详细规定每一工作人员的责任及应有的授权。职责划分以后，可发生两种作用：
其一，每项作业，当由一个人处理时，应由另一人核对，则可以避免错误。因一个人工作时，如知道须由别人核对，必使他工作认真，小心谨慎，错误自然减少；即便万一发生错误，也因有第二人核对，易于发现改正，故错误可以避免。
其二，每项作业的完成，须经多人之手，如果要作弊，就必须大家共谋，减少了违法作弊的企图及可能性。
上述两种作用，可达成内部控制的两项目标——保障财产安全，验证会计资料的正确性与可信赖度。至于职责划分后，由于工作的专业化，各人在自己的职守范围内负责工作，不必请示，无法推诿责任，工作效率提高，这也是内部控制期望的目标。
实施职责划分，要从企业组织的规划开始，下列各点是非常重要的工作。
一是组织结构图。能显示每一职位在企业中的地位及其上下隶属与纵横的关系。从组织结构图可知道某一工作人员应对谁负责，在他指挥监督下又是些什么人，以及部门与部门间、个人与个人间的关联情形如何，这是以图表方式说明职责划分的一种方法。因此，每一企业都应有组织结构图，以表明职责划分的情形。
企业组织系统应力求精简，避免笼统，除明确划分各部门及各人职责外，还要能指挥灵活，联系密切，提高工作效率，充分发挥组织的功能。
二是职责划分表。企业中有许多业务，也有许多部门，各部门的职责应该详细明确划分，使每一发生事项都由负责部门办理，不重复也无遗漏；一项业务如果需要两个部门以上共同完成时，各部门应负责的范围也需要明白规定，职责划分表是实行职责划分的具体方法。
三是工作说明书。职位工作说明书也是职责划分的重要方法。说明书中需把每个职位应做的工作内容、应达成的工作品质、应负的责任和应有的权力，详细明确规定，使他无法推卸责任。自己应该做的工作，由自己负责完成；自己不该做的工作，避免越权决定和指挥。
四是授权规定。某些事项须采用授权办理时，对授权的范围及内容应该明确规定，以便互相遵守，这也是职责划分的方法。
五是独立责任。职责划分就是要每一个工作人员独立负责其经营工作，只有超越本身职责范围以外，而必须由上级决定的事，才陈述自己的意见、看法和建议，请上级决定，以达到完全分层负责和各人工作独立承担责任的目的。
设立合理与适当的标准
内部控制的另一重要原则是设定标准。企业中各种业务活动有了工作标准之后，每个工作人员在从事业务活动时，就有努力的目标，同时又以此标准来考核工作绩效，决定奖惩，自然就能激励工作人员努力工作，增加作业效率。
标准的含义很多，有时以配额作为标准，有时视规范为标准，有时则指预算、进度、目标、制成、计划等等。不管标准采用那种含义，它的目的在于达成企业既定政策及目标；这一点完全相同。因此，设定标准可实现内部控制的另外两个目标：增进作业效能；激励遵行既定管理政策。
设定标准最重要是：
标准要合理化。合理的工作标准，要考虑工作者人的生理上的限制，和使用物的物理性限制。也就是说，在用人方面要考虑工作过程中有适当的休息时间，在物方面应该容许有合理的损耗率。
标准必须明确。标准最好用数字表示，使每一个员工都能充分了解。预算是最常被应用的方法，企业的各项业务计划，用数字表示，便成为营业预算。
另一种有明确标准的方法，是实施标准成本制度，标准成本是事先根据历史标准，或技术标准，或综合两者混合制订的成本目标，包括工料标准用量、标准单价、标准工资率，以及其它各项标准费用，都是用数字明确表示的，具有激励员工提高作业效率、完成既定政策的作用。
标准必须具有激励作用。标准如果定得太高，工作人员虽竭力工作，仍无法达成，将使人觉得再努力也枉然；标准如过低，不必努力也可以轻易努力，则失去鼓励作用。好的标准是通过相当努力之后就能完成的，这样才有激励作用。
标准必须公正。标准必须要被大家共同承认，每一个工作人员都愿意接受它，作为自己的努力目标和评估本身工作绩效的根据。
企业内部各种业务活动，如果都设立合理、明确、具有激励作用及公正的工作标准，使每一个工作人员都能按照标准努力工作，作业效率自然提高，企业既定的目标、政策也可顺利达成。因此，设立标准既是内部控制的原则，又是管理重要方法。
健全会计制度的建立
希望通过分工以达到内部控制，会计制度本身必须能够衡量各单位的经营绩效。具有此种效能的会计制度应包括：适当的内部凭证或文件以明责任；一份依各监督人员及主要负责人的责任划分的会计科目表；一份会计政策及程序手册，以及明示交易进行方法的流程图；一份含有详细业务预测资料的财务预算，在实际绩效与预算标准有所出人时，能迅速报告及分析，一份适于该行业的成本会计制度。
[适当的文件]要对各部门活动作详细记录，必须有一套格式设计良好的文件制度。例如，发生赊销交易时，会计部门如何获悉？发生销货时，会计部门常由销货员所编销货发票或销货单获得资料。没有这种文件，对业务部门的活动根本就没有记录或控制可言。
[会计科目表]这是将会计科目加以分类，并将每一科目的用途和内容加以说明的一份明细表。有些公司采用一套会计科目表及一份科目内容说明，前者限于总帐科目的分类，后者则说明交易应记载的借方及贷方科目。究竟需要多少科目？可以根据公司利用这些科目在保管资产、收益及费用所赋予责任的详简来定。科目的分类常根据列举在财务报表上的项目多少而定。最好将会议科目看作内部控制的一个工具，每个科目的记录代表各监督者及员工的责任。
[会计政策及程序手册]每一企业组织，不论规模大小，都有将交易加以分析、记录及汇总的一套方法。这些程序必须用书面规定，并用流程图的方式制订活页手册，只在作业方式改变时加于修改。如会计处理程序用书面明白规定，则管理当局所制订政策必须与书面一致。相同交易的处理方式一致才可产生可靠的会计记录及报告。
[财务预测]企业的财务预测是对将来某一或更多期间的财务状况、经营成果及现金流量变动的一种估计。它设定明确的目标并使管理当局有可评估实际绩效的尽度。预测常与标准成本制度不可分，因二者都涉及预定标准的设定和标准与实际营运数字间差异的分析。多数采用标准成本的企业，虽然都有财务及营业预测制度，但采用预测的并不限于采用标准成本的企业。
最简单及最常用的预测为现金预测，现金预测的主要目的为确保随时有现金清偿到期的债务。此外，将所有现金收入来源列入预测计划表中，对收现中的舞弊更容易观察。同样的，现金支出的详细规划，对利用支出舞弊者也会发生阻碍的作用。
一份比较详细的预测计划应包括：
销货预测：包括根据过去销货实绩、现在价格及销量趋势及新产品、新地区及经销方法的评估，而估计的按产品分类、地区分类的销货预测。
生产预测：列明配合销货预测所需的产量，并详细说明在一定产出水准下原料的数量及成本，人工及制造费用。
成本分配预测：包括依估计销货量计算的估计销货、搬运、赊售及收款成本及其他费用，并按产品分类、地区分类给以划分，再细分为变动、半变动及固定成本。
资本支出预测：包括购置新设备的估计数及现有设备的维护费用。
现金预测：包括现金收支、短期投资、借款及偿还的估计。
预测所涵盖期间数额的预估损益表、资产负债表及现金流量表。
预测必须编制未来年度的预估财务报表，附以按地区分类、部门或分支机构分类的详细分析。在预测年度，须编制每月损益表以实际数与预测数相比较。凡预测与实际数有重大差异者必须附加详细说明，并将此种差异的责任作明确的归属。
也就是说，预测是一种控制方式，涉及企业各绩效标准的明确设定。不能达到这些标准时，可通过差异分析报告，迅速引起有关管理阶层的注意。如果详细的预测计划与可从会计科目中获取每项交易负责人的会计科目分类法相连结，则通过会计达成内部控制的目的就能充分实现。
[成本会计制度]成本会计制度至少有两项基本目的：提供管理当局对业务作决策、规划及控制所需的资料；收集历史资料以决定资产负债表及损益表中的存货及销货成本数字。成本会计的资料如按作业分类并且强调个人的责任来分类，对工厂主管最为有用。
重视人事管理制度
企业成败关键，最重要的是人。对于员工，经过有计划及严格的选用、考核、训练程序，可使企业获得最适合业务需要及充分发挥工作效率的人才。其注意事项包括：
面谈——在选用人员时，先与应征者谈话，可明了他的态度、个性、反应及说话能力，以及有无完成工作的热诚与才干，这是很重要的工作。
调查——调查是对应征者过去背景的认识，包括家庭状况、教育程度、工作经历等。通过调查，可明白他以往工作态度、工作成绩以及有无不法行为和犯罪记录等情形，一个有过污点记录的人，在正常的社会中必须重新做起，建立人格信用，刷清污点后才能获得工作。因此，对新进人员的背景的调查和了解，是极为重要的。
训练——训练包括职前训练和在职训练。职前训练是在决定雇用后没有正式给予工作前举行的训练，目的是使员工明了公司经营目标、政策及一般业务情形。同时，员工本身担任的工作内容、工作程序、责任范围，以及与其他有关人员的联系等，也要在职前训练时说明清楚，以便接任工作时就可顺利完成指定任务。
在职训练是工作期中，适时给予各种新观念、新技术、新方法的训练，目的在于增进员工的工作能力。如发现某一员工能力强、热诚、肯努力、值得培植时，应给予进一步培训，如保送大学、研究所进修或送国外研究深造等，使他能担负更重要的工作及责任。
考核——对工作人员的实际工作情形，应有正确记录和考核办法。工作努力、成绩优良的人，给予奖励；对工作不力、惹事生非、于公司豪无贡献的人，需加处罚或免职，这样才能激励士气，努力工作。
保证——企业任用员工必须要有保证。保证可有两种作用：一是防止作弊。应征企业工作，须有保证人保证其忠诚，而其一切行为需对保证人负责，将会更谨慎工作，不敢轻易犯法作弊，以免连累保证人；二是减少损失。企业中的每一员工均有保证，万一发生不法或错误蒙受损失时，可从保证人处得到赔偿，减少或免除企业损失。
工作轮调——工作轮调可以增加工作人员适应各种不同类型工作的能力和经验，也是培养人才的一种方法，因实施工作轮调更可以发现错误，防止弊端。
休假——工作满一定期限后，应给予员工适当休假，除增进工作效率外，休假必须找人代理，易于发现弊误，有益工作的改进。
检讨修正及其它规划事项
实际上，任何完善的管理制度及方法，都无法永远适合管理上的需要。经济环境常在变动，生产技术和方法不断在进步，管理观念和方法也在不断变化，因此，各种管理制度、方法、程序的定期检讨修正，是非常必要的，目的在于使所有制度、办法、程序、手册等，能适合管理控制的需要，充分发挥其功效。
当然，要充分发挥内部控制的功效，还应该有其它配合的措施与方法。比如，加强资产的保全与保险措施；建立内部稽核实施细则，通过内部稽核人员经常查核，强化内部控制的功能；利用电脑协助资料的处理，并可防止人为的错误与弊端；聘请外界会计师及专家检查改进各种管理方法；获取高层主管之重视与支持，等等。
[网上收集]
企业发展到一定的阶段，其经营形态日益多元化、复杂化，规模也不断的扩大，企业管理层或投资者自然无法事事躬亲，而必须借助一套有效的制度推行公司的各项营运活动，这套制度，就是所谓的“内部控制制度”。因此，内部控制是企业管理最有效的工具之一，企业借助内部控制保障其资产的安全，落实推行既定的管理政策，更能积极提高经营效率，提升会计资料的正确性。同时，对于企业内部控制的评估也是现代审计评估风险的重要手段。
对于如何设计一套有效的内部控制制度，各界人士进行了一定的探讨，财政部也已经出台了会计内部控制的相关规范，一些企业在实际中也进行了规划与设计，但总体上来说对内部控制包含的内容、设计的方法以及如何进行系统规划还不太清晰。
在为企业咨询的过程中，笔者深感内部控制制度的设立必须在事前加以系统规划，缜密设计，要考虑如下的规划重点。
先从职责划分做起
内部控制的主要原则即是职责划分，首先要有一个合理的组织系统，明确划分每一部门的职责，详细规定每一工作人员的责任及应有的授权。职责划分以后，可发生两种作用：
其一，每项作业，当由一个人处理时，应由另一人核对，则可以避免错误。因一个人工作时，如知道须由别人核对，必使他工作认真，小心谨慎，错误自然减少；即便万一发生错误，也因有第二人核对，易于发现改正，故错误可以避免。
其二，每项作业的完成，须经多人之手，如果要作弊，就必须大家共谋，减少了违法作弊的企图及可能性。
上述两种作用，可达成内部控制的两项目标——保障财产安全，验证会计资料的正确性与可信赖度。至于职责划分后，由于工作的专业化，各人在自己的职守范围内负责工作，不必请示，无法推诿责任，工作效率提高，这也是内部控制期望的目标。
实施职责划分，要从企业组织的规划开始，下列各点是非常重要的工作。
一是组织结构图。能显示每一职位在企业中的地位及其上下隶属与纵横的关系。从组织结构图可知道某一工作人员应对谁负责，在他指挥监督下又是些什么人，以及部门与部门间、个人与个人间的关联情形如何，这是以图表方式说明职责划分的一种方法。因此，每一企业都应有组织结构图，以表明职责划分的情形。
企业组织系统应力求精简，避免笼统，除明确划分各部门及各人职责外，还要能指挥灵活，联系密切，提高工作效率，充分发挥组织的功能。
二是职责划分表。企业中有许多业务，也有许多部门，各部门的职责应该详细明确划分，使每一发生事项都由负责部门办理，不重复也无遗漏；一项业务如果需要两个部门以上共同完成时，各部门应负责的范围也需要明白规定，职责划分表是实行职责划分的具体方法。
三是工作说明书。职位工作说明书也是职责划分的重要方法。说明书中需把每个职位应做的工作内容、应达成的工作品质、应负的责任和应有的权力，详细明确规定，使他无法推卸责任。自己应该做的工作，由自己负责完成；自己不该做的工作，避免越权决定和指挥。
四是授权规定。某些事项须采用授权办理时，对授权的范围及内容应该明确规定，以便互相遵守，这也是职责划分的方法。
五是独立责任。职责划分就是要每一个工作人员独立负责其经营工作，只有超越本身职责范围以外，而必须由上级决定的事，才陈述自己的意见、看法和建议，请上级决定，以达到完全分层负责和各人工作独立承担责任的目的。
设立合理与适当的标准
内部控制的另一重要原则是设定标准。企业中各种业务活动有了工作标准之后，每个工作人员在从事业务活动时，就有努力的目标，同时又以此标准来考核工作绩效，决定奖惩，自然就能激励工作人员努力工作，增加作业效率。
标准的含义很多，有时以配额作为标准，有时视规范为标准，有时则指预算、进度、目标、制成、计划等等。不管标准采用那种含义，它的目的在于达成企业既定政策及目标；这一点完全相同。因此，设定标准可实现内部控制的另外两个目标：增进作业效能；激励遵行既定管理政策。
设定标准最重要是：
标准要合理化。合理的工作标准，要考虑工作者人的生理上的限制，和使用物的物理性限制。也就是说，在用人方面要考虑工作过程中有适当的休息时间，在物方面应该容许有合理的损耗率。
标准必须明确。标准最好用数字表示，使每一个员工都能充分了解。预算是最常被应用的方法，企业的各项业务计划，用数字表示，便成为营业预算。
另一种有明确标准的方法，是实施标准成本制度，标准成本是事先根据历史标准，或技术标准，或综合两者混合制订的成本目标，包括工料标准用量、标准单价、标准工资率，以及其它各项标准费用，都是用数字明确表示的，具有激励员工提高作业效率、完成既定政策的作用。
标准必须具有激励作用。标准如果定得太高，工作人员虽竭力工作，仍无法达成，将使人觉得再努力也枉然；标准如过低，不必努力也可以轻易努力，则失去鼓励作用。好的标准是通过相当努力之后就能完成的，这样才有激励作用。
标准必须公正。标准必须要被大家共同承认，每一个工作人员都愿意接受它，作为自己的努力目标和评估本身工作绩效的根据。
企业内部各种业务活动，如果都设立合理、明确、具有激励作用及公正的工作标准，使每一个工作人员都能按照标准努力工作，作业效率自然提高，企业既定的目标、政策也可顺利达成。因此，设立标准既是内部控制的原则，又是管理重要方法。
健全会计制度的建立
希望通过分工以达到内部控制，会计制度本身必须能够衡量各单位的经营绩效。具有此种效能的会计制度应包括：适当的内部凭证或文件以明责任；一份依各监督人员及主要负责人的责任划分的会计科目表；一份会计政策及程序手册，以及明示交易进行方法的流程图；一份含有详细业务预测资料的财务预算，在实际绩效与预算标准有所出人时，能迅速报告及分析，一份适于该行业的成本会计制度。
[适当的文件]要对各部门活动作详细记录，必须有一套格式设计良好的文件制度。例如，发生赊销交易时，会计部门如何获悉？发生销货时，会计部门常由销货员所编销货发票或销货单获得资料。没有这种文件，对业务部门的活动根本就没有记录或控制可言。
[会计科目表]这是将会计科目加以分类，并将每一科目的用途和内容加以说明的一份明细表。有些公司采用一套会计科目表及一份科目内容说明，前者限于总帐科目的分类，后者则说明交易应记载的借方及贷方科目。究竟需要多少科目？可以根据公司利用这些科目在保管资产、收益及费用所赋予责任的详简来定。科目的分类常根据列举在财务报表上的项目多少而定。最好将会议科目看作内部控制的一个工具，每个科目的记录代表各监督者及员工的责任。
[会计政策及程序手册]每一企业组织，不论规模大小，都有将交易加以分析、记录及汇总的一套方法。这些程序必须用书面规定，并用流程图的方式制订活页手册，只在作业方式改变时加于修改。如会计处理程序用书面明白规定，则管理当局所制订政策必须与书面一致。相同交易的处理方式一致才可产生可靠的会计记录及报告。
[财务预测]企业的财务预测是对将来某一或更多期间的财务状况、经营成果及现金流量变动的一种估计。它设定明确的目标并使管理当局有可评估实际绩效的尽度。预测常与标准成本制度不可分，因二者都涉及预定标准的设定和标准与实际营运数字间差异的分析。多数采用标准成本的企业，虽然都有财务及营业预测制度，但采用预测的并不限于采用标准成本的企业。
最简单及最常用的预测为现金预测，现金预测的主要目的为确保随时有现金清偿到期的债务。此外，将所有现金收入来源列入预测计划表中，对收现中的舞弊更容易观察。同样的，现金支出的详细规划，对利用支出舞弊者也会发生阻碍的作用。
一份比较详细的预测计划应包括：
销货预测：包括根据过去销货实绩、现在价格及销量趋势及新产品、新地区及经销方法的评估，而估计的按产品分类、地区分类的销货预测。
生产预测：列明配合销货预测所需的产量，并详细说明在一定产出水准下原料的数量及成本，人工及制造费用。
成本分配预测：包括依估计销货量计算的估计销货、搬运、赊售及收款成本及其他费用，并按产品分类、地区分类给以划分，再细分为变动、半变动及固定成本。
资本支出预测：包括购置新设备的估计数及现有设备的维护费用。
现金预测：包括现金收支、短期投资、借款及偿还的估计。
预测所涵盖期间数额的预估损益表、资产负债表及现金流量表。
预测必须编制未来年度的预估财务报表，附以按地区分类、部门或分支机构分类的详细分析。在预测年度，须编制每月损益表以实际数与预测数相比较。凡预测与实际数有重大差异者必须附加详细说明，并将此种差异的责任作明确的归属。
也就是说，预测是一种控制方式，涉及企业各绩效标准的明确设定。不能达到这些标准时，可通过差异分析报告，迅速引起有关管理阶层的注意。如果详细的预测计划与可从会计科目中获取每项交易负责人的会计科目分类法相连结，则通过会计达成内部控制的目的就能充分实现。
[成本会计制度]成本会计制度至少有两项基本目的：提供管理当局对业务作决策、规划及控制所需的资料；收集历史资料以决定资产负债表及损益表中的存货及销货成本数字。成本会计的资料如按作业分类并且强调个人的责任来分类，对工厂主管最为有用。
重视人事管理制度
企业成败关键，最重要的是人。对于员工，经过有计划及严格的选用、考核、训练程序，可使企业获得最适合业务需要及充分发挥工作效率的人才。其注意事项包括：
面谈——在选用人员时，先与应征者谈话，可明了他的态度、个性、反应及说话能力，以及有无完成工作的热诚与才干，这是很重要的工作。
调查——调查是对应征者过去背景的认识，包括家庭状况、教育程度、工作经历等。通过调查，可明白他以往工作态度、工作成绩以及有无不法行为和犯罪记录等情形，一个有过污点记录的人，在正常的社会中必须重新做起，建立人格信用，刷清污点后才能获得工作。因此，对新进人员的背景的调查和了解，是极为重要的。
训练——训练包括职前训练和在职训练。职前训练是在决定雇用后没有正式给予工作前举行的训练，目的是使员工明了公司经营目标、政策及一般业务情形。同时，员工本身担任的工作内容、工作程序、责任范围，以及与其他有关人员的联系等，也要在职前训练时说明清楚，以便接任工作时就可顺利完成指定任务。
在职训练是工作期中，适时给予各种新观念、新技术、新方法的训练，目的在于增进员工的工作能力。如发现某一员工能力强、热诚、肯努力、值得培植时，应给予进一步培训，如保送大学、研究所进修或送国外研究深造等，使他能担负更重要的工作及责任。
考核——对工作人员的实际工作情形，应有正确记录和考核办法。工作努力、成绩优良的人，给予奖励；对工作不力、惹事生非、于公司豪无贡献的人，需加处罚或免职，这样才能激励士气，努力工作。
保证——企业任用员工必须要有保证。保证可有两种作用：一是防止作弊。应征企业工作，须有保证人保证其忠诚，而其一切行为需对保证人负责，将会更谨慎工作，不敢轻易犯法作弊，以免连累保证人；二是减少损失。企业中的每一员工均有保证，万一发生不法或错误蒙受损失时，可从保证人处得到赔偿，减少或免除企业损失。
工作轮调——工作轮调可以增加工作人员适应各种不同类型工作的能力和经验，也是培养人才的一种方法，因实施工作轮调更可以发现错误，防止弊端。
休假——工作满一定期限后，应给予员工适当休假，除增进工作效率外，休假必须找人代理，易于发现弊误，有益工作的改进。
检讨修正及其它规划事项
实际上，任何完善的管理制度及方法，都无法永远适合管理上的需要。经济环境常在变动，生产技术和方法不断在进步，管理观念和方法也在不断变化，因此，各种管理制度、方法、程序的定期检讨修正，是非常必要的，目的在于使所有制度、办法、程序、手册等，能适合管理控制的需要，充分发挥其功效。
当然，要充分发挥内部控制的功效，还应该有其它配合的措施与方法。比如，加强资产的保全与保险措施；建立内部稽核实施细则，通过内部稽核人员经常查核，强化内部控制的功能；利用电脑协助资料的处理，并可防止人为的错误与弊端；聘请外界会计师及专家检查改进各种管理方法；获取高层主管之重视与支持，等等。
[网上收集]