企业档案知识管理之三：企业档案知识管理的系统实现
到了知识经济时代，我们的思想正在得到了解放，那就是使档案管理走向知识资源管理。确定了这个目标，我们就将用知识资源管理的思想和方法指导规划企业档案知识资源管理的系统实施。本文从思想、平台、组织、制度等四个方面阐述了企业档案知识管理系统实施过程，并且还探讨了国内大中型企业系统实施过程中将存在的问题。
1、 企业档案知识管理系统实现的思路要点
1.1实现档案管理知识资源化、信息化的思路
●把过去数据型档案资料看成“历史”资料信息，按信息管理方式在系统中分类，供查询搜索；
●把过去的信息型档案资料看成知识型文档，按知识资源结构进行归类、沉淀、共享应用；
●对将来的数据型档案，根据统计目标，设立统计数学模型，将其转化成信息型文档，按信息管理方式分类存贮，搜索查询；
●对将来的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速将信息型文档转化成知识型文档，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，共享应用
●对将来的知识型文档，设计、设立标准模板，并设立网上专业人员自动处理流程系统，快速将知识型文档形成规范知识资源，并按知识资源管理实施“沉淀”“应用”和“创新”。
1.2知识资源及时支持领导决策的思路
●了解分析领导或管理决策的事项及过程，对其进行规范化认识，明确其决策的环节或形式；
●按决策环节排列, 构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图；
●设计、设立订阅机制，让领导根据决策工作内容或依据决策环节排列的知识资源分类文件类进行订阅；
●根据订阅要求，一方面设立委托流程，委托专业人员或专家收集知识或信息资料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库的知识和信息，即自动发送到需求它的领导人员邮箱中。
1.3知识资源及时支持员工学习的思路
●了解组织结构各岗位上的人员知识结构要求和培训发展计划；
●按组织架构和岗位，构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图；
●根据岗位员工入职、晋级、达标等标准，配备相关学习知识(有些是链接)的文件类到关联知识库中；
●对于知识资源库中没有的岗位学习知识，设立委托流程委托专业人员或专家收集知识并规范处理后沉淀在相关文件夹中；
●对岗位关联知识资源库的知识，为人力资源管理专门人员设计、设立知识委托考核出题流程，以便委托建立岗位入职、晋职、达标等的学习考试题目；
●设立员工自学考试功能模块，在学了相关岗位知识后，就可以自行选择考试。
1.4知识资源及时支持员工工作的思路
●了解分析各项业事务工作，内容及过程，对其进行规化认识明确其过程的节点，并按知识结构的独立性分解节点及节点内作业程序；
●按业务、事务过程节点及节点内作业程序，构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图；
●设计、设立订阅机制，让员工根据当前从事的节点工作内容或依据知识地图中的相关分类文件类进行知识订阅；
●根据订阅，一方面设立委托流程，委托专业人员或专家收集知识或信息资料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库的知识和信息，即自动发送到需求它的工作人员邮箱中。
1.5知识资源管理IT平台化的思路
●用B/S结构设计，随时随地用游览器访问应用系统平台；
●应用系统分为：知识资源应用功能前端平台系统、知识信息数据库系统、知识资源后台收集整理系统、资源库管理系统；
●领导和员工通过应用功能前端平台访问和利用知识资源；
●资源库管理人员通过库管理系统规划建立库分类，知识地图，并制定和设立访问权限；
●资源库管理人员、知识资源的专业委托人员和知识资源的委托专家通过后台收集整理系统实时建设知识资源中的内容；
●考虑到知识资源与数据型档案、信息型档案一起管理，并且知识资源很多来源于数据、信息型档案，故采用关系型数据库作为资源库；
●考虑到今后的发展，知识资源管理平台采用J2EE架构设计，具有跨平台特性、很强的扩展性和功能模块的可重复利用。
1.6知识资源管理的安全化思路
●在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器，在总部设立应用系统服务器，各服务器之间设立VPN联接；
●在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限；
●对应用系统的登陆，设立密码检验；
●对特别重要的文件、信息，在访问时设立指纹校验。
1.7知识资源管理制度化思路
●首先用制度的形式确定知识资源管理的组织机构；
●用制度形式确定专业人员、专家、管理人员的职责和权益；
●建立员工参与学习和工作应用知识资源的激励措施；
●建立员工参与贡献知识的奖励措施；
●建立访问权限的审核制度。
2、知识资源管理应用系统IT平台结构方案
根据前述知识资源管理的思路，我们看到整个解决思路明确了应用系统的结构，如图示：
其中：知识资源应用功能系统的主要功能有：
●知识订阅：决策知识订阅，业事务工作知识订阅
●信息搜索
●知识地图：员工学习知识地图，业事务工作知识地图，决策支持知识地图
●在线考试：岗位学习在线考试
●知识沉淀：工作成果报告、工作案例总结、工作收集资料
资源库委托收集、整理系统的主要功能有：
● 委托收集流程
● 委托规范流程
● 委托出题流程
知识资源库管理系统的主要功能有：
● 知识关联分类
● 档案模板制定
● 访问权限设置
● 知识关联链接
3、知识资源管理的组织建设方案
按照知识资源管理系统平台运行的要求，以知识资源管理工作推进与保障要求，其组织结构可以设计为：
其中：
知识资源管理部：负责知识资源库管理系统的日常维护和操作。
知识应用规划部：负责跟踪集团公司、组织结构、业务工作、事务工作的变动，调查规划知识体系、知识地图结构，以及知识资源内容建设。
专业人员虚拟团队：是各部门、各专业的骨干人员，接受委托后在网上对知识资源做收集、整理或出题。
专家顾问虚拟团队：他们是公司聘请的内外专家，接受委托后在网上对知识资源收集、整理等工作进行审查、判断。
4、知识资源管理的制度建设方案
按照知识资源管理系统推进和组织建设的要求，其保障制度体系应包括：
以上制度的作用和意义都比较明确，但要根据实际进行调整和细化。
5、实施中的主要问题及解决思路
前面的分析、设计的系统方案要实现，并产生实际作用，将遇到以下问题：
（1） 档案知识资源体系化规划和整理的问题
因为过去的档案管理工作已有基础，如何从档案分类及档案类型过渡到知识资源管理，就首先要进行一次调研和规划工作，得到一个体系，那么整理和规划就有了标准；
（2） 档案知识资源与领导决策工作结合的问题
要建立起知识资源对领导决策工作的支持，关键是要确定领导决策的事项及其程序。这需要通过细致的调查、分析、再综合得到；
（3） 档案知识资源与员工学习结合的问题
这个问题的难点在对组织岗位知识结构的定义，以及岗位成长发展的相关知识需求的设计。这需要人力资源管理部门的大力配合，还有业务、事务专家的帮助；
（4） 档案知识资源与业事务工作结合的问题
要建立起对业事务工作的支持，关键是要确定各业事务工作内容和过程，进而确定节点工作的支持知识。这也要通过细致的调查、分析、设计来达到；
（5） 组织机构变动(合并、分拆、撤销)的影响问题
当解决档案知识资源与决策、学习、工作结合后，知识资源就紧紧地与组织结构、组织岗位关系在一起了。如果组织机构变动，意味着原来“关系”就没有效了，这个问题不解决，会给知识资源的应用造成混乱。实际上，这个问题是技术上的问题，需要在IT系统设计时考虑机构变动前后相关知识资源的“迁移”；
（6） 专家、专业人员团队建立的问题
从系统的方案中，我们看到专家和专业人员在整个管理中起着很重要的作用，但他们如何聘请？如何识别他们的能力？而且团队人员还要是互补的。这系列问题都要通过认真调研、分析和判断来解决；
（7） 原档案管理组织与人员职责变动问题
这个问题很实际，按现在档案管理的组织，牵涉到很多原有工作人员的工作内容与职责的大幅度变动。如何处理好这个问题，也是知识资源管理系统推动工作能否成功的关键。对此，要在转变工作人员思想的基础上，对原工作人员进行分层次系统培训，使他们适应新系统运行的要求。开始的时候，可以考虑他们中多数人员经过培训后充任“专家和专业人员”团队，即：将专家团队和专业人员团队先办成实体组织，让他们承担一部分专家或专业人员的职责；
（8） 档案知识资源管理的思想认识问题
从前述，已经看到，知识资源管理最核心的是管理思想和理念，如果没有建立起这样的认识，要进行或推动知识资源管理几乎是很难的。对此，我们只能通过培训、广播的多种渠道，不厌其烦地宣灌知识资源管理。同时，在应用过程中让大家逐渐体会它的价值。
作者：邓文彪博士 ([email protected])
（ IBM CKP 全球授权讲师，深圳纬能管理系统发展有限公司 首席知识管理专家）