论编辑部的工作知识及管理
指导: 邓文彪 (深圳纬能管理系统发展有限公司首席知识管理专家)
[注： 本文是在参加了邓文彪博士主讲的IBM CKP(知识管理专业认证)2004春季高级研修班后，结合自己单位实际工作撰写的一篇习作，目的是与大家分享知识管理应用的体会。]
为了适应我院改革与发展的需要，院领导决定从今年3月起，将原院刊《支撑快讯》更名为《泰尔信息》，院刊己经以新的面貌出现在读者面前。院刊自创刊以来，在院属各单位及各职能部门的大力支持下，按照院领导的部署，紧紧围绕我院改革、科研、发展的大局，开展宣传工作，对推动我院各方面的工作做出了贡献。如何更好地开展工作，提高办刊的质量？这就需要进一步增强编辑部人员及信息员的能力。本文简要论述院刊编辑部的工作及管理知识，将有关知识传递给相关人员，以达到知识共享的目的。
一、院刊的基本情况
无论是院刊的编辑还是信息员，只有熟悉院刊的基本情况，才能为做好工作打下基础。编辑部实施知识管理，就要督促编辑及信息员们认真履行职责，这样才能更好地按规范去工作。按工作规范去办事，会少闯红灯，就能按绿灯行驶。院刊的编辑及信息员需要熟悉的院刊基本情况有：
办刊宗旨 加强院属各单位、各部门之间的联系与交流；及时向信息产业部和其他相关单位汇报我院各方面工作，扩大院对内对外的宣传力度，推动我院改革与发展。
主要内容 侧重宣传院内信息，反映院科研、业务、管理等方面的工作动态。
●院重大决策实施、改革动态及人事变动；
●科研成果及业务工作动态；
●院内大型活动和各类大型会议；
●党工团活动；
●精神文明建设信息。
以上内容报道形式以简短的新闻消息为主，每篇稿文字在1000字内。
●出版期数、发行范围 每月两期（月中、月底各一期），全年24期；每期四版（A4纸）；每期文字在6000字左右。印刷1000份。发送至信息产业部各司局下属各处室；行业内各大运营商、制造商；相关的企事业单位及院属各单位、各部门。
编辑部设置 院刊编辑部设在院办公室。编辑部的主要任务是根据办刊宗旨和刊物的要求的内容，进行组稿、审稿、编辑加工、排版、印刷、发行等一系列工作。院刊编辑部工作人员均为兼职人员，在负责编辑部日常工作的同时，他们主要承担院办公室其他多项管理工作。编辑部的信息员由院属各单位、各部门选派，他们负责所在单位和部门的组稿、投稿、发行等工作。编辑部要求信息员在每月的10和25日之前用电子邮件或软盘上报稿件，每月最少上报一篇，多则不限。上报稿件前，需交所在单位和部门的主管领导审定。编辑部电子邮件地址：
[email protected]，电话：62301618、62304368 。为了使各级领导重视院刊，编辑部负责及时向院领导及院属各单位、各部门的主管领导汇报工作；每季度向各单位和各部门公布一次信息员上报稿件及采用稿件的情况，并建议撤换不合格信息员；年终总结编辑部的工作；评选优秀信息员，并予以通报表彰和物质奖励。编辑部还负责制定发展计划和措施，以不断提高院刊质量和不断更新院刊面貌。
二、编辑的责任与能力
院刊是对外宣传的窗口，办刊的宗旨和内容决定了宣传的重点。当今我院正处于改革与发展的重要阶段，人们渴望得到更多的信息。作为编辑，有责任通过窗口，让读者更多地了解上级部门的工作部署，了解我院各单位的业务状况等信息。
院刊是否符合办刊宗旨，编辑是要负绝对责任的，因为刊物最后是经过编辑之手而面向社会的。院刊的出版，虽然最后有领导的把关、指导，但编辑并不可因此看轻自己肩上的责任。作为具体工作的执行者，如果不能把握不同时期的宣传重点、报道的总纲，就不能组织出高水平的稿件，对作者所投的稿件也作不出恰当的、具体的、具有见识的修改意见。因此，作为编辑有不断了解不同时期的方针、政策的责任，力求做到内容真实、新鲜、及时，这样才能更出色地完成工作任务。
要提高刊物的质量，编辑就要有严谨的工作作风，对每一篇稿件负责任。切忌把稿件凑齐就出刊，对文章的文笔要求不高。任何稿件，不论作者水平如何，也不论是新作者还是老作者，由于个人的局限性，稿件中难免会或多或少地存在某些缺点和错误，会有不够完善的地方，这些都需要编辑加工来给予消除。事实上，许多稿件都是经过编辑的辛勤劳动，作过许多增删和修改才使其质量有所提高的。编辑的职责，仿佛是给作者的文章洗澡，让文章干净，文字上漂亮、整洁，结构合理；文理通顺，符合逻辑，这是基本的责任。院刊代表的是院的品牌，树立的是院的形象，责任重大，切忌粗糙。
有责任心的编辑，对于来稿应该精心扶持。来稿无论写作水平如何，总是反应了某个方面的工作内容。如果能精心扶持，会使文章生辉。编辑要有热心肠，扶持作者。要从标题到内容及文字下一番功夫。不仅要吃透原稿，更重要的是严把稿件质量关。作为编辑，我们往往喜欢采用文字基本上不用改动的稿件，但常常事与愿违。不少稿件就内容而言是应该采用的，但行文啰唆，语句毛病较多。如果不是因为宣传的需要，这样的稿件是不能采用的。所以面对这样的稿件，我们也许要花比作者更多的时间去改稿，有的稿件甚至是根据其稿件提供的素材重写，或是我们自己搜集相关素材来充实稿件。
编辑是杂家，编辑不仅要有自己所熟悉的专业，更要有其广博的知识。不仅专业方面的知识要广、深一些，而且专业之外的知识，如：有关政策、法规、学术动态、发展水平，以及出版、印刷、文学艺术等方面的知识都应注意学习。
做编辑工作最忌讳的就是“惰”性。要养成勤奋的习惯，勤学、勤跑、勤练、勤思考。只有勤奋，才能不断地获得新的知识，新的信息，不断地充实自己，才能使刊物做到常办常新。否则“守株待兔”，有稿就编、无稿就凑，就会影响整个刊物的质量。
编辑要善于捕捉信息。有人说，编辑应该是静如卧兔，动如猛虎。我们提倡在家做编辑，出门是记者的作风。这样才能做到了解情况、开阔思路。就会及时了解一些新的科研成果，及时了解一个时期的有关政策和新技术推广动态。
编辑要善于自己采写稿件，具备较高的写作水平。不仅会改，而且会写。作编辑的，面对别人的稿件，总是百般挑剔，咬文嚼字，吹毛求疵，这并不是编辑的优点。如果编辑只是“眼高手低”，常常看出别人文章中的许多毛病，但他自己写起来，也见不出高水平。那么，就不能谦虚地为作者把关。在生活中，人们往往容易看到他人的不足，加以议论评价。但应该知道，“旁观者清”。 挑剔他人的毛病总是很容易的，省察自己总是较难的。所以编辑应该具有“眼高手也高”的修养。编辑也经常从事一下作者的工作，从采访、立意、写稿到实现它的社会价值，体味其中的经验教训。这对提高编辑的能力大有益处：其一，可以亲自体会一下创作、研究的甘苦，就会更尊重作者的劳动，认真处理来稿。其二，编辑经常练练笔，可以提高自己的文字水平和写作技巧。其三，在写作时，逼着自己去看书，查资料，进行分析研究，对编辑的知识更新大有益处。作为编辑，稿件就是编辑的“粮食”，无稿，编辑就会心慌。善于自己采写稿件，也可以避免无米下锅。
作为编辑，文字水平最为关键。汉字博大精深，要掌握好不是件容易的事。称职的编辑要掌握现代汉语、逻辑学、语法和修辞等基础知识。这些知识是做编辑工作使用的基本工具。作为编辑，如果不具备较高的文字水平，就不能成为称职的编辑。
编辑在别人的稿件上“圈圈点点”，进行修改的工作。这项工作是“再创造”性质的劳动，改稿是编辑的基本功。对于出版物来说，稿件再好也只是原料，不经过编辑的精心加工，稿件或许就不是好产品。编辑修改稿件要从五个方面着手进行：深化主题、确定体裁、理顺思路、推敲内容、修改文字。改稿的过程就是修整、梳理、再创造的过程。具体包括文字的润色、段落的删改、逻辑的贯通及标题的制作等工序。如果当编辑的，不具备这些基础的知识，就不能胜任工作。因此，编辑必须有掌握和运用好语言文字这个工具的能力，否则是不配当编辑的。
三、知识管理提高编辑和信息员的能力
办好院刊，最重要的方面是加强编辑部建设，不断提高编辑和信息员的工作能力，造就知识型人力资源。这要靠编辑部人员和信息员的共同努力,做合格的院刊的编辑和信息员必须具有强烈的责任心和深厚的业务修养，更要善于创新、沉淀和传播工作知识，善于管理与应用知识，这是做好工作的基础。
知识分享是个人和组织成功的关键。正如知识管理专家所说，知识是火炬，在照亮自己的同时，也照亮别人。知识不显性化，怎能有好名声？与他人共享知识，才能获得双赢。在加强编辑部建设的过程中，编辑人员和信息员是决定因素。因为做好工作的核心是人才，动力是知识传播。院刊质量的不断提高，要靠编辑、信息员的责任心和修养的不断提高。
编辑部人员和信息员之间应该创建一种互相帮助、互相学习、互相关心、互相理解的工作氛围，形成一种文化知识。编辑部将有关知识管理起来，支持员工的工作。在员工有成绩时有人欣赏，有困难时有人帮助，有疑惑时有人解答，有问题和意见时能有发表的场合。有这样的工作氛围，就能极大地提高员工的工作热情。
在知识经济时代，竞争激烈。竞争的优势将源于知识、创新和持续学习，在学习中不断地获取能力。知识经济时代呼唤知识管理,编辑部应该为做好工作而沉淀知识，把工作中好的经验转化成知识,提供给相关人员应用知识，这样才能把工作做得更好。更重要的是能使新接触此项工作的员工按照相关知识去工作，实际上就是把别人的经验引用进来，把别人的智慧引用进来，把别人的工作成果引用进来，不去做重复劳动的事情，把做好工作的一些方式方法及时的提供给新接触此项工作的编辑和信息员，使得他们能快速地进入角色，并且提高工作效率，降低工作成本。这样现有人员不在了，新来的人员很快就能上岗。
编辑部应该认真执行有关激励机制，鼓励编辑和信息员认真履行职责。有效的激励，会促进编辑部的知识管理，使员工能按规范去工作。
我院建立的信息管理平台，为员工提供了一个良好的学习环境，编辑和信息员可在平台上拥有一个共同的工作空间，工作时用到的工具都可在同一个桌面上找到。我们可以通过平台的使用将个人知识沉淀为集体的知识，为院刊培养更多的兼职人员。目前，在平台的主页上院刊电子版已提前于印刷版与员工见面。院刊编辑部的工作及管理知识，也可通过相关平台的栏目传递给相关人员。我们还可以在网上向同事请教有关工作的问题。编辑和信息员要充分利用这一资源，积极推进电子化办公，减少重复劳动，提高工作效率，促进交流与协作。
结束语
在知识经济时代，占主导地位的资源和生产要素不再是一般劳动力，也不是资本，而是知识，拥有和运用知识成为这个时代的真正动力。编辑部工作人员作为知识的传播者，应该时时更新自己的思想观念，更新自己的知识，运用并管理知识；在一种知识分享文化氛围下，把个人知识转化为组织知识，同时也迅速地把组织知识融入到个人的工作中去，在提高组织工作效率的同时，也促进个人的成长和学习。不断开拓创新，努力实现更高的自我价值，把院刊办得更好，为我院的发展做出更大的贡献。
（邓文彪博士系深圳纬能管理系统发展有限公司，知识管理专家，IBM知识管理专家认证(CKP) 培训指定讲师。欢迎您与邓文彪博士探讨您的观点和看法，电子邮件：[email protected]）