基于知识管理的科研管理方案
指导: 邓文彪 (深圳纬能管理系统发展有限公司首席知识管理专家)
[注： 本文是在参加了邓文彪博士主讲的IBM CKP(知识管理专业认证)2004春季高级研修班后，结合自己单位实际工作撰写的一篇习作，目的是与大家分享知识管理应用的体会。]
知识管理是２０世纪９０年代后半期西方企业管理界和经济理论界总结和实践的一种新的企业管理办法。知识管理学家认为，知识分为组织知识和个人知识，而企业的知识管理不仅仅是对企业中个人而言的，它是指企业作为一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程，目的是提高组织中知识工作者的生产力，提高组织的应变能力和反应速度，使企业能顺应市场的挑战，并且能够比竞争者保持至少一步以上的领先。
随着知识经济时代的来临，知识管理变得越来越重要。有效地开发、共享、使用和评估组织的知识，将成为创造更多的价值的实际推动力。谁能创新知识和善用知识，谁就能制胜，就能获得惊人的利益，因此知识管理将成为未来竞争的关键。
信息产业部电信研究院是信息产业部直属研究机构，是电信领域集软科学研究、测试认证和咨询服务于一体的国家级科研机构。主要从事通信行业的发展规划、政策法规、网络技术标准的研究和行业监管等政府支撑工作，同时面向社会开展企业质量体系认证、通信计量和产品测试认证以及网络规划设计和企业咨询等服务。电信研究院一直承担着国家级、部级科研项目的研究，自1994年成立以来，累计完成各类科研课题1723项，其中包括70余项国家“863”、“十五”攻关等政府重大科研项目。荣获国家科技进步奖和原邮电部科技进步奖的科研成果多达100多项。这些科研项目和成果是全院广大科研人员进行科学研究活动的劳动结晶和智慧积累，是电信研究院成长、发展的坚实后盾。对电信研究院这个知识密集型的组织来说，无论是要支撑政府，还是要服务行业，都需要对这些宝贵的信息资源和知识财富进行管理和挖掘利用，以便形成电信研究院持续发展的深厚根基，在激烈的市场竞争中立于不败之地。
科研项目和成果管理是电信研究院知识管理的重要组成部分。基于知识管理的科研管理方案将着眼于以下两个方面：
一方面，对科研管理的工作规范知识进行管理。即通过知识管理平台使科研管理人员（尤其是从事科研管理的新员工）尽快学习到科研管理的工作规范，掌握科研管理流程，提高科研管理的工作效率。
另一方面，对科研管理过程中产生的知识进行管理。即有效地识别、获取和积累科研项目和成果管理整个流程中的知识，并通过知识管理平台使知识得到共享和交流，从而完成知识沉淀，将个人知识转化为组织知识，使知识产生更大的价值，形成电信研究院的核心竞争力。
一、科研管理工作规范知识管理
对科研管理工作规范知识进行管理，主要是为电信研究院科研管理人员提供相关的科研管理知识，便于他们学习并提高工作效率。
电信研究院的科研管理工作实行院所两级管理，院这一层面由院科技市场部承担科研管理的职责，院属各所这一层面设置对口的科技市场处或科研管理岗位来负责这项工作，院、所两级科研管理人员各有责任分工。要对科研管理工作规范知识进行管理，可以选择院、所两级科研管理需要共同遵循的管理制度与工作规范放到知识管理平台共享，让科研管理人员可以随时方便地上知识管理平台学习或下载使用。
（一）科研管理工作规范知识的内容
科研管理工作规范知识主要包括以下内容：
1、信息产业部、科技部、国家发展与改革委员会、国家质量技术监督局、财政部等部委和中国通信标准化协会、中国通信学会等团体组织发布的相关项目管理、成果报奖办法及工作流程等规章文件；
2、电信研究院发布的科研项目管理办法、科技成果管理办法、科技档案管理办法等科研管理相关规章制度；
3、各类科研管理相关文件模板，比如《软科学项目立项建议书》、《软科学项目结题申请表》、《软科学研究成果评审证书》、《软科学研究成果函审意见书》、《软科学研究报告应用证明书》、《软科学项目报告格式》等；
4、有关的科研管理软件工具以及操作说明，如科技成果登记与统计软件、科技成果奖励的申报软件等；
5、政府各部委、通信组织和院发布的与科研管理有关的文件。
以上科研管理工作规范知识内容可以向全院科研管理人员征求意见，并根据工作需要不断修改补充。
（二）实施科研管理工作规范知识管理的建议措施
在确定科研管理工作规范知识的内容以后，为了建立其知识共享和有效利用的机制，建议采取以下措施：
首先，要明确相应的规范知识由谁来提供、更新，落实到人。
其次，在知识管理平台上设立相应的栏目或版块，并有合理的分类框架来存放这些工作规范知识，方便全院科研管理人员利用。
第三，考虑相应的知识安全机制，明确相关人员的访问权限。
二、科研项目和成果知识管理
对科研项目和成果知识进行管理，主要是为电信研究院科研人员提供相关的科研项目知识，使他们能够充分利用科研资源，不断学习并加以创新。
电信研究院作为国家级研究院，经常承接大型科研、试验项目，每年支撑政府的软科学项目数量也很多。但是目前这些体现了电信研究院科技实力的科研项目和成果分散地保存在院科技市场部和院属各所，各所的科研成果基本上只能让本所人员共享利用。全院的科研项目与成果知识没有一个良好的共享交流机制，来让全院广大科研人员很好地利用这些重要的科技资源，造成重复劳动，无谓地延长科研周期。通过建立全院的知识管理平台，对全院科研项目与成果进行知识管理，可以有效提高科研成果知识的利用效率，使科研成果知识产生更大的价值。
（一）科研项目和成果知识的内容
电信研究院的科研项目包括软科学项目、体制标准项目、规划项目、情报跟踪项目、检验规程类项目、科研基建类项目、国家专项项目等。这些科研项目在项目申请、立项、合同签订、项目实施、结题验收的整个过程中形成了大量的项目文件资料。
以信息产业部软科学项目管理流程为例：
1、项目申报阶段：部各司局提出“软科学项目立项建议书”→院科技市场部汇总“立项建议书”→部科技司协调、审核，下达“立项计划文件”。
2、项目立项阶段：部科技司下达“立项计划文件”→院科技市场部落实承担单位，下达计划，并编写“项目计划表”。
3、项目实施阶段：项目承担单位或院（重大项目）确定项目负责人、参加人、技术负责人→承担单位或院（重大项目）确定“研究大纲” →承担单位具体实施项目→承担单位或院（重大项目）征求意见→承担单位修改、完成“送审稿”。
4、项目结题验收阶段：承担单位或院（重大项目）提交“送审稿”、申请结题→院科技市场部上报“结题文件”→主管部门结题→院科技市场部、承担单位归档项目文件，并进行成果管理。
并不是所有在项目管理过程中形成的项目文件都要作为知识管理的内容。我们需要选择有益于院内相关的科研人员借鉴、利用的项目和成果知识进行管理。软科学项目中的这类知识主要包括项目研究大纲、项目研究报告、相关专家对研究大纲和研究报告的意见、讨论会议和评审会议记录等。
由于科研项目和成果知识主要是为全院的科研人员服务，应由他们对需要共享利用的知识内容提出建议，统计需要利用程度最高的几类知识，结合院内相关领域的专家意见来确定这方面的知识内容。
（二）实施科研项目和成果知识管理的建议措施
在确定科研项目和成果知识的内容以后，将这些项目和成果知识传递到知识管理平台，并明确查阅利用的权限和流程，便可以形成知识沉淀、共享的机制，使院内广大科研人员可以通过知识管理平台学习到他们所需要的科研项目和成果知识，充分利用科研资源，并不断加以创新。
但是，由于这些科研项目和成果知识是电信研究院宝贵的信息资源和知识财富，对全院核心能力和竞争优势的形成有着重要的影响。必须处理好知识共享与知识安全之间的关系。并且，院属各所多年来积累的科研项目和成果数量众多，知识共享还牵涉到保密与保证各所利益的问题，因此，实施科研项目和成果知识管理必须全面考虑，统筹规划。下面是对科研项目和成果知识管理实施过程的几个建议：
1、高层领导的支持与参与是科研项目和成果知识管理顺利实施的前提保障。
由院、所主管领导组成该项知识管理的领导小组，对知识管理实施过程中出现的重大问题和敏感问题进行决策、协调，保证科研项目和成果知识管理顺利实施。
2、成立科研项目和成果知识管理项目组，负责总体规划与实施。
项目组的任务是对整个科研项目和成果知识管理做一个总体规划，设计管理的框架和知识安全机制，根据领导小组的意见采取措施保证各所利益。
由于该项知识管理波及面较广，院属各所都应派人参与项目组，负责整理本所的科研项目和成果知识，提供给知识管理平台，并负责更新。
3、在统筹规划的基础上积极稳妥地分步实施。
科研项目和成果知识管理涉及到全院各所的利益，是一个循序渐进的过程，不可能一步到位、全面实施，因此应积极稳妥地在总体规划的指导下分步实施。
（邓文彪博士系深圳纬能管理系统发展有限公司，知识管理专家，IBM知识管理专家认证(CKP) 培训指定讲师。欢迎您与邓文彪博士探讨您的观点和看法，电子邮件：[email protected]）