简约而时尚的现代办公管理
办公用品的管理，提倡“简约”。简约就是“节约办公、环保办公”。
人以食为天，而公司经营，办公用品的消耗就是必不可少的。办公用品（OP）有办公设备（OA）和办公文具细分。近来，计算机产品（IT）在办公中的大量应用，这部分的采购，也在办公成本中占了很大的比重。特别是计算机耗材。
在办公用品的采购中，OA和IT的一次性购买成本都很大，从几百元到几万元不等。而办公文具的成本也不要小看，单件的价格都不高，日常使用还容易浪费。所以，办公室的办公用品使用管理，本着“物尽其用，减少浪费”的原则。
下列办公用品是各部门常用的。
类别 品种
笔有关 圆珠笔中性笔及笔芯、铅笔及铅芯、钢笔及墨水、削笔器、笔筒
单据 报销单、考勤表、出库单、财务支出审批单、
纸有关 胶水、稿纸 、复写纸、印泥、纸篓、订书器、订书钉、
文件有关 会议记录、审批单、介绍信、信封、稿纸曲别针、大头针、 图钉、剪刀
财务有关 传票、账本、财务专用办公用品、直尺、计算器、
办公橱柜 办公桌椅、文件柜、保险箱、书架
计算机耗材 软盘、软盘盒、微机罩、打印机传真机耗材、刻录盘
办公设备 计算机、复印机、传真机、打印机、一体机、碎纸机、装订机
据测定，普通办公室个人办公用品的月消耗一般为：
1、 书写：钢笔墨水1/4瓶（约0.5元）或中性笔芯4支（约3元）；铅笔1/2支（约0.2元）；荧光笔1/2支（约2元）；涂改液1/4支（约1元）。
2、 纸类：笔记本1/3本（约2元）；复印纸30页（约1.5元）
3、 装订类：钉书针1/4包（0.5元）；回形针、大头钉若干（约0.5元）；透明胶带1/3卷（约0.6元）。
4、 计算机耗材：墨盒1/4个（约50元）；硒鼓1/20个（约30元）。
我们完全可以将每个员工的办公成本量化后，以津贴的方式让员工自行管理这部分成本。
在日常办公中，提倡再利用、回收、共享等环保手段。不仅降低了成本，还为维护办公室环境及美丽的地球尽一分心力。
措施：
1、 再利用：旧墨盒填充墨水、旧硒鼓加粉、钢笔加墨水代替中性笔和圆珠笔、复印纸和打印纸双面利用；使用过的电脑报表纸、传真纸裁成便条纸使用；使用再生纸而不是原浆纸。
2、 回收：废纸粉碎后回收、少用水银电池并将电池回收、纸板箱回收、废墨盒硒鼓回收。
3、 减量：使用玻璃杯、磁杯喝水，纸杯主要供访客使用；适量复印。用过的牛皮袋、塑料公文夹，尽量反复使用；尽量避免购买使用一次即丢的物品，如免洗餐具、纸杯、纸巾等物品；多用手帕擦汗、擦手，可减少卫生纸、面纸的浪费及尽量使用抹布。
4、 无纸化办公：尽量使用电子文件，减少纸、报表的用量。
5、 共享：采用多用户计算机，2－5个人共享一台计算机主机，即减少采购成本，又减少相应的维护、升级、软件成本。并300％地减少计算机中CPU、印刷线路板等电子垃圾的产生。
6、 节约资源：节约用水、用电。
办公环境的管理，提倡时尚化，就是人性化和无纸化。其中IT技术承担很大的作用。当然，我们并不提倡为了达到某种“作用很小的自动化”而投入了大量的资金成本，“简约”仍是首选。华而不实的“办公室智能化一卡通系统”、“办公家具高档化”、“办公文具礼品化”、“IT设备一步到位化”都是“伪时尚”，只能给我们带来“攀比”和“摆设”。
良好的通风和光照，是封闭式办公室的奢望。在办公环境中放置一定的植物，哪怕是仿真的，也有助于改善员工的工作压力。一小缸色彩缤纷的热带鱼、简单而舒适使用的办公家具更比豪华的装修更令人放松。人性化是就是这样改善办公环境的。
IT技术的广泛应用和技术的成熟，使无纸化办公越来越普及。当然，我们并不是100％的无纸化，只是希望将一些如会议通知、各类不用上报的报表、规章制度等中间性的文件取消打印资格。多用户计算机、采用协同管理的软件平台，完全运用虚拟电子空间的技术，已经能低成本地实现无纸化办公方式。
简约而时尚的办公，令我们的办公成本更低，办公效率更高。
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