规划与组织——以结果为导向的时间管理(4)

四、规划与组织

（一）保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五、六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，则才能有效地掌握时间。

（二）文件处理流程：

（1）投掷：将不用的资料丢掉；

（2）转手：将资料转交给别人去做；

（3）行动：重要的事情一定要马上去做；

（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。

（三）成功的关键：

（1）有毅力、耐心的持续工作，直到完成；

（2）做完工作，给自己适度的报酬与奖励；

（3）花1分钟时间规划，可节省4分钟的执行时间；

（4）有组织的档案系统；

（5）重视规划：善於利用内在及外在的巅峰时刻：内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段；

（6）列出工作清单；

（7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上；

（8）善加规划能减轻压力；

（9）练习会导致完美；

（10）不要制造藉口，要妥订计画将工作完成。

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