通信技巧
通信技巧
在通信时，除了发信人在写信时要遵守书信程式以外，通信双方在写信、发信以及收信等一系列具体环节上，均有许多技巧与规范应该掌握。
1、写信
在写信时，写信人应注意的主要问题是，要尽可能地使书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁。因为这五点要求在英文里均以字母“C”开头。故而它们又被叫作写信的“五C原则”。
（1）礼貌
写信人在写信时，要像真正面对收信人一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。
例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。
（2）完整
在写信时，为了避免传输错误信息，必须使书信的基本内容“按部就班”，完整无缺。
例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期，一般要求写明几月几日，必要时还须写明何年何月何日何时。
在书写封文时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。
（3）清楚
书写信函时，必须使之清晰可辩。可做到这一点，须注意以下四条。其一，是字迹应当清清楚楚，切勿潦里潦草，乱涂乱改。其二，是要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信笺、信封，切勿不加选择，随意乱用。其三，是要先用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。其四，也是至关重要的一条，在书信里叙事表意时，要层次明、条理清、有头有尾。切勿天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。
（4）正确
在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词、造句，都必须认真做到正确无误。
在信中，坚决不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。
在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时，不应出现任何差错。
在封文上，于收信人姓名之后书写的称呼，如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人所用的称呼，因此像“大人”、“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的。
（5）简洁
写信如同作文一样，同样讲究言简意赅，适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿扬扬洒洒，无休无止，空耗笔墨，浪费时间。
当然应当避免为命名书信简洁而矫枉过正，走另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。比方说，像“爸：没钱，快寄！”这样一封某大学生写给其父的电报式家书，连起码的人情味都没有，便是简洁失当了。
2、发信
写毕书信之后，写信者在准备、寄发信件时，还有一系列的事情要做。在发信之时，下述礼仪规范亦不可不知。
（1）折叠
写好信文，将信笺装入信封时，不可令其过大或过小。在折叠信笺时，既不要随手乱折，也没有必要搞上缠下绕，边角对插，过份神秘。
折叠信笺的常规方法有四：一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫作“以低示己法”，意在表示谦恭之意。
二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。
三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1厘米～2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函折信法”，多用于因公通信。
四是将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。此法称为“随意折叠法”，适用于日常通信之时。
（2）装入
折好信笺，将其正式装入信封时，要注意的问题是：一定要将其推至信封的顶端，并且令其与信封的封口之处留有大约1厘米左右的距离。这样做的好处是，收信人将来拆阅书信时，因为发信人早已“留有余地”，信笺便不易被“伤筋动骨”，影响阅读了。
（3）附件
有些时候，发信人在信封之内往往还要装入其他一些书信的附件。在处理这一问题时，应当注意三点。第一，要符合有关方面的具体规定。不要违规，乱装违禁物品。
第二，要保持信封的平整、美观。不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因而“开膛破
肚”。
第三，要向收信人交待明确。在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必要时还可要求收信人“收到即告”，免得对方“查无实据”。
（4）邮资
通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的邮资，不要缺资、欠资，大家都不方便。
需要自己在信封上贴邮票的话，将其端端正正地贴好，而切勿“见缝插针”，随便乱贴邮票。贴一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横式信封）右上角的指定之处。
在一般情况下，最好不要在一封信上贴多枚邮票。非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封口之处。
（5）封闭
对于信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，不可不加任何分别地一概而论。
根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，其信封必须一律封口。而托请他人代交的信件，其信封则原则上不宜封闭。之所以要这样办，在前者，是为了恪守个人隐私，保障通信秘密；在后者，则主要是表示对托带者的信任与尊重。
3、收信
接到他人来信后，收信人在礼仪方面有下列五点需要认真加以注意的事项。
（1）守法
我国现行宪法之中明文规定：“中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护”。这等于告诉人们：任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是触犯法律的。因此，在人际交往中接触书信，尤其是替他人收取的书信时，务必要具有良好的法律意识，切勿违法，即使自己扣留、私拆、偷阅他人的信件仅仅是为了跟别人开开玩笑，也是绝对不许可的。
（2）拆信
收到他人来信，通常先要拆启，才能进地阅读。拆阅他人信件时的具体做法是否得当，不仅涉及来信能否完整无缺的问题，而且也间接体现着收信人的个人修养。
拆信时，一要确保信生长的完好，二要注意信封拆启后的美观。拆信的最佳之处，当推信封的封口处。有可能的话，最好利用刀、剪拆信，而不要直接下手去撕。无论如何，都不要把信封拆得“犬牙交错”，“遍体鳞伤”。
（3）保存
收到他人来信后，切勿乱扔、乱塞。未经发信人本人允许，千万不要随便将对方的来信公开发表，或是到处进行传阅。这样做，对对方是非常不尊重的。
对于需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订成册，然后妥为收藏。对于毋须保留的书信，可集中起来，以火焚毁，或用碎纸机进行破坏性处理。但是不宜将其作为垃圾扔掉，或是当成废纸卖掉。
（4）即复
在一般情况下，收到他人来信之后，应当立即去做的头一件事，就是尽可能快地回复对方的来信。应当说，及时复信，不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌，而且也是做人应当具备的一种美德。
对于他人的来信，只收不复，或者能拖便拖，得过且过，不但会令发信人耽心他的来信是否丢失，而且还有可能会延误正事。
有人在回复他人来信时，总喜欢说什么：“因为太忙，迟复为歉，希望见惊”云云。其实，这种说法根本站不住脚。因为只要牵挂对方，再忙的人也能挤出回一封信的时间来。忙不能成为迟复他人来信的理由。
若是对他人的来信一拖了事，干脆不作答复，让对方觉得自己杳无音信，则更是通信之大忌。
（5）回应
对于他人的来信，不仅要及时给予回复，而且在复信之中，还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题，一一作答。
特别需要注意的是，对于他人来信之中提及的问题，如有可能，应当及时在复信中给予答复。对于确需延后回答或不能解答的问题，在复信时要说明具体原因，或者是将延后回答所需要的大致时间，及时相告于对方。不要避而不谈，或是含糊作答。
对于他人在来信之中求助于自己的问题，能够出手相助，最好尽力而为。由于种种原因，难于相助于人的话，亦应及时复信，并在信中申明具体困难，向对方致歉，或请求对方予以谅解。
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在通信时，除了发信人在写信时要遵守书信程式以外，通信双方在写信、发信以及收信等一系列具体环节上，均有许多技巧与规范应该掌握。
1、写信
在写信时，写信人应注意的主要问题是，要尽可能地使书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁。因为这五点要求在英文里均以字母“C”开头。故而它们又被叫作写信的“五C原则”。
（1）礼貌
写信人在写信时，要像真正面对收信人一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。
例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。
（2）完整
在写信时，为了避免传输错误信息，必须使书信的基本内容“按部就班”，完整无缺。
例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期，一般要求写明几月几日，必要时还须写明何年何月何日何时。
在书写封文时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。
（3）清楚
书写信函时，必须使之清晰可辩。可做到这一点，须注意以下四条。其一，是字迹应当清清楚楚，切勿潦里潦草，乱涂乱改。其二，是要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信笺、信封，切勿不加选择，随意乱用。其三，是要先用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。其四，也是至关重要的一条，在书信里叙事表意时，要层次明、条理清、有头有尾。切勿天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。
（4）正确
在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词、造句，都必须认真做到正确无误。
在信中，坚决不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。
在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时，不应出现任何差错。
在封文上，于收信人姓名之后书写的称呼，如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人所用的称呼，因此像“大人”、“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的。
（5）简洁
写信如同作文一样，同样讲究言简意赅，适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿扬扬洒洒，无休无止，空耗笔墨，浪费时间。
当然应当避免为命名书信简洁而矫枉过正，走另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。比方说，像“爸：没钱，快寄！”这样一封某大学生写给其父的电报式家书，连起码的人情味都没有，便是简洁失当了。
2、发信
写毕书信之后，写信者在准备、寄发信件时，还有一系列的事情要做。在发信之时，下述礼仪规范亦不可不知。
（1）折叠
写好信文，将信笺装入信封时，不可令其过大或过小。在折叠信笺时，既不要随手乱折，也没有必要搞上缠下绕，边角对插，过份神秘。
折叠信笺的常规方法有四：一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫作“以低示己法”，意在表示谦恭之意。
二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。
三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1厘米～2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函折信法”，多用于因公通信。
四是将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。此法称为“随意折叠法”，适用于日常通信之时。
（2）装入
折好信笺，将其正式装入信封时，要注意的问题是：一定要将其推至信封的顶端，并且令其与信封的封口之处留有大约1厘米左右的距离。这样做的好处是，收信人将来拆阅书信时，因为发信人早已“留有余地”，信笺便不易被“伤筋动骨”，影响阅读了。
（3）附件
有些时候，发信人在信封之内往往还要装入其他一些书信的附件。在处理这一问题时，应当注意三点。第一，要符合有关方面的具体规定。不要违规，乱装违禁物品。
第二，要保持信封的平整、美观。不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因而“开膛破
肚”。
第三，要向收信人交待明确。在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必要时还可要求收信人“收到即告”，免得对方“查无实据”。
（4）邮资
通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的邮资，不要缺资、欠资，大家都不方便。
需要自己在信封上贴邮票的话，将其端端正正地贴好，而切勿“见缝插针”，随便乱贴邮票。贴一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横式信封）右上角的指定之处。
在一般情况下，最好不要在一封信上贴多枚邮票。非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封口之处。
（5）封闭
对于信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，不可不加任何分别地一概而论。
根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，其信封必须一律封口。而托请他人代交的信件，其信封则原则上不宜封闭。之所以要这样办，在前者，是为了恪守个人隐私，保障通信秘密；在后者，则主要是表示对托带者的信任与尊重。
3、收信
接到他人来信后，收信人在礼仪方面有下列五点需要认真加以注意的事项。
（1）守法
我国现行宪法之中明文规定：“中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护”。这等于告诉人们：任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是触犯法律的。因此，在人际交往中接触书信，尤其是替他人收取的书信时，务必要具有良好的法律意识，切勿违法，即使自己扣留、私拆、偷阅他人的信件仅仅是为了跟别人开开玩笑，也是绝对不许可的。
（2）拆信
收到他人来信，通常先要拆启，才能进地阅读。拆阅他人信件时的具体做法是否得当，不仅涉及来信能否完整无缺的问题，而且也间接体现着收信人的个人修养。
拆信时，一要确保信生长的完好，二要注意信封拆启后的美观。拆信的最佳之处，当推信封的封口处。有可能的话，最好利用刀、剪拆信，而不要直接下手去撕。无论如何，都不要把信封拆得“犬牙交错”，“遍体鳞伤”。
（3）保存
收到他人来信后，切勿乱扔、乱塞。未经发信人本人允许，千万不要随便将对方的来信公开发表，或是到处进行传阅。这样做，对对方是非常不尊重的。
对于需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订成册，然后妥为收藏。对于毋须保留的书信，可集中起来，以火焚毁，或用碎纸机进行破坏性处理。但是不宜将其作为垃圾扔掉，或是当成废纸卖掉。
（4）即复
在一般情况下，收到他人来信之后，应当立即去做的头一件事，就是尽可能快地回复对方的来信。应当说，及时复信，不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌，而且也是做人应当具备的一种美德。
对于他人的来信，只收不复，或者能拖便拖，得过且过，不但会令发信人耽心他的来信是否丢失，而且还有可能会延误正事。
有人在回复他人来信时，总喜欢说什么：“因为太忙，迟复为歉，希望见惊”云云。其实，这种说法根本站不住脚。因为只要牵挂对方，再忙的人也能挤出回一封信的时间来。忙不能成为迟复他人来信的理由。
若是对他人的来信一拖了事，干脆不作答复，让对方觉得自己杳无音信，则更是通信之大忌。
（5）回应
对于他人的来信，不仅要及时给予回复，而且在复信之中，还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题，一一作答。
特别需要注意的是，对于他人来信之中提及的问题，如有可能，应当及时在复信中给予答复。对于确需延后回答或不能解答的问题，在复信时要说明具体原因，或者是将延后回答所需要的大致时间，及时相告于对方。不要避而不谈，或是含糊作答。
对于他人在来信之中求助于自己的问题，能够出手相助，最好尽力而为。由于种种原因，难于相助于人的话，亦应及时复信，并在信中申明具体困难，向对方致歉，或请求对方予以谅解。
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