如何用好职务分析法
职务分析是人力资源管理最基本的工具,它为人力资源计划的制定、人员的招聘与选拔、绩效考核、工资与福利、安全与健康、员工与劳动关系等环节的科学化管理提供了客观依据和信息保障。
本文拟对职务分析的若干方法进行简要评述,并就它们各自运用中应当注意的问题给予说明。
直接观察法
直接观察法是指有关人员亲临工作现场,运用感觉器官或其他工具,对工作者的工作过程、行为、内容、特点、性质、设备、环境等进行仔细观察,并用文字或图表形式详细记录下来,而后再做系统分析与归纳总结的方法。
对直接观察法的评价:
直接观察法主要用来研究工作内容和工作程序相对静止的工作,如守门人、柜台上的店员等都是很好的观察对象。适用于比较简单、不断重复、又容易观察的生产性工作,如一些体力劳动工作、装配线上的工作等。常言道:眼见为实。因此,直接观察法可以广泛获取真实、客观的第一手资料。
直接观察法对没有时空规律的工作,如带有思考性和解决问题性的脑力劳动工作,由于难以观察到实际的工作情况,因此该法很难奏效。对于负责处理突发事件的职位来说,运用直接观察法也较困难。因为这些事件只是偶尔发生,并非平常都能观察到的。如护士偶尔处理的抢救事件等。对于工作循环周期很长的职位来讲,该法也不宜适用。不易得到有关任职者资格要求的信息。
运用直接观察法应当注意的问题:
确定观察内容。即确定工作的内容、使用的设备等。为此,要准备一份问题结构单或工作调查单,以方便观察人员的观察记录,从而避免观察的盲目性。
确定观察的时刻。可选用瞬时观察法、定时观察法等。确定观察的位置。选择的观察位置应利于观测到工作者的全部行为,尽可能不为被观察者所注意,而又不会影响到被观察者的正常工作。
面谈法
面谈法是指通过与任职者(即员工)进行面对面的交谈,从而收集工作信息的一种方法。面谈法也称访谈法或座谈法,其具体形式有三种,即个别员工面谈法、集体员工面谈法、主管领导面谈法。个别员工面谈法是找一个员工进行工作谈话而收集资料的方法:集体员工面谈法是找多个员工进行工作谈话以收集信息资料的方法;主管领导面谈法是找一个或多个主管领导谈话而收集信息资料的方法。
从泰罗的科学管理开始,在进行动作分析时就通过对有关人员的谈话来收集与岗位有关的信息资料。到了梅奥的行为科学阶段,更把面谈搞得成效卓著。
面谈法的主要优缺点
面谈法由于是一种面对面的交谈,所以,对方的回答不清楚时,可以继续提问,直到将问题摘明白。也有利于核实问卷调查中填写不清楚的内容。由于是面对面地语言沟通与交谈,所以能够通过灵活的追问,发现一些其他方法不可能了解到的信息。按照提问单系统地了解有关问题,避免了跑题。如果对方采取不合作态度,可进行劝导或换人。面谈法也给任职者提供了一个了解职务分析重要性的机会,使他们更容易接受职务分析的结果。面谈法尤其适用于对文字理解有困难的人。
面谈法的缺点
1) 问题回答者出于自身利益的考虑而不合作,或者有意无意夸大自己所从事工作的重要性、复杂性,导致工作信息失真。
2) 打断被访者的正常工作,有可能造成工作损失。
3) 分析者的提问通常带有一定的主观倾向,这对被访者的回答具有一定不良影响。
4) 与问卷法比较其结构不那么规范.
5) 面谈工作费时费力,即调查工作所花时间较长,调查工作所需人员也相对较多。
运用面谈法要注意的问题
(1)面谈法是否成功,关键在于谈话者之间的坦诚与信任。所以,必须与主管领导密切配合,找出最了解工作内容和最能客观描述自己职责的员工。
(2)必须尽快与面谈者建立融洽的感情沟通和交流。你应当知道对方的姓名,向面谈对象说明面谈的目的和意义。使其对面谈有正确的认识和态度,争取他们的理解和支持,避免他们有被考核的感觉,消除各种误会,以保证获得真实、可靠的工作信息资料。
(3)运用面谈法收集信息需要提出的问题很多,为了避免问题的遗漏,保证面谈的质量,面谈之前应拟定一份详细的问话提纲。便于随问随记,做到重要的问题先问,次要的问题后问。所提问题要尽量清楚明的,不涉及与工作无关的隐私。
(4)如果被访者的工作并非每天一成不变,则应要求他将各种职责一一列出,并按重要程度进行顺序排列。这样,就可以确保那些偶然发生但又十分重要的工作任务不会被遗漏掉,如护士偶尔在抢救室中的任务。
(5)面谈结束以后,要将收集到的信息资料请任职者及其主管领导浏览核对一遍,并有针对性地做出适度的修改与补充。
问卷调查法
问卷调查法一般是以通信的形式,通过任职人员填写与工作职责有关的调查问卷进行职务分析的方法。这是一种普遍使用的工作信息提取方法。
问卷调查法的优点与局限性
问卷调查法的优点:
1) 可以在短时间内从众多任职者那里收集到所需的信息资料,不像访谈法那么费时费力。
2) 可在生产和工作时间之外填写,不至于影响正常工作。
3) 调查范围广,可用于多种目的、多种用途的职务分析。
4) 比较而言,它更适用于收集管理性工作的信息。
问卷调查法的局限性:
1) 问卷编制的技术要求较高,其设计难度较大,需要进行反复测算,所花成本费用较高。
2) 不同任职者因对问卷中同样问题理解的差异,会产生信息资料的误差,进而偏离职务分析的目标。
3) 问卷的回收率通常偏低。偏低的回收率,既与被调查者的配合态度有关,也与问卷的编制有关。
4) 它的具体形式限制了其使用范围,只适宜于对文字有理解能力并有一定表达能力的人.
运用问卷调查法要注意的问题
确定调查问卷的形式。问卷的设计通常有两种形式:结构性问卷和开放性问卷。结构性问卷是一种给出问题(如工作职责)的各种备选答案,要求被调查者根据实际情况进行选择的问卷方式。开放性问卷是一种只有问题,而没有给出问题的各种备选答案,由被调查者根据自己的判断来填写的问卷方式。这是两种差别极大的不同问卷形式,在实际操作中,一般将二者结合起来使用。
确定调查问卷所应包含的具体问题。问题设计得如何,直接涉及到所搜集的资料信息质量好坏,进而对职务分析的效果产生影响。所以,这是一项复杂而又细致的系统活动。因此,在问题设计时,必须要明确获得何种信息,并将要获得的信息转化为可操作的具体问题；每个问题的询问目的要十分明确,词语简洁,易于理解;对于容易产生误解的问题,要作附加说明。
综上所述,每一种职务分析的方法各有利弊,只有将各种方法相互结合起来,才能更有效地达到职务分析的特定目标。