如何做好职务分析
A是一则外资企业招聘市场部经理的启事：本科以上学历，三年相关工作经验，较好英语和计算机能力，有高度工作责任感和沟通能力。主要工作职责是：支持产品在不同阶段的管理工作，做出产品推广工作、支持价格管理和销售计划、协调特殊产品要求、交流产品信息、负责与经销商联络。
B是一则国有企业招聘采购员的启事：男，40岁以下，大专以上学历，两年相关工作经验，熟悉该公司业务者优先。
很显然，A、B两则招聘启事是有差别的。A启事中有较详细的工作职责，在明确告诉应聘者今后的职责范围和应负责责任的同时，对应聘人员的要求也是合理的；B启事则没有做出职责规定。在我国许多国企，除了存在招聘启事中的“疏漏”外，还存在这样的问题：对某一职务的职能描述不清楚，如工作内容、职责及范围、机构等，由此造成的直接后果往往是：挑选和录用员工与工作要求不相符合；绩效考核时感到缺乏依据，无从着手；培训方案不适合工作要求；经常造成生产力和服务质量的降低……这些问题的出现，很大程度上是由于没有进行科学而有效的职务分析，没有发挥其在管理中应有的作用所致。在高雇员流失率和对高级人才的高竞争时代，如果你的企业还没有进行过职务分析，那么应该对此进行重新考虑。因为职务分析可为企业员工提供一个工作行为“杠杆”，是人力资源开发与管理中必不可少的环节。
一、职务分析是人力资源管理的基础
职务分析主要是对企业职务的设置目的、中心职责、工作内容、权限范围、结构关系以及工作环境、工作条件等进行全面的分析、描述和记录。职务分析在人力资源管理中有相当重要的意义。首先，有了职务分析之后，每一个职务的名称和含义在整个企业中就能够专门化，从而使称呼该职位的用语标准化，在运用中不至于产生混乱。其次，尽管职务分析是招聘和录用的基础工具，但职务分析所收集的信息并不仅仅能够用于招聘的录用，在企业人力资源管理中的许多环节都用得上职务分析的相关信息。
二、职务分析的内容
职务分析包括的内容首先取决于职务分析的目的与用途，有的组织的职务分析是为了规范新工作的内容；有的是为了对现有工作进行调整和进一步明确，从而制定合理的奖励制度；还有的是为了对改善工作环境，提高绩效水平。这使得职务分析的内容与侧重点也会不同。但是，一般意义上，职务都要包括两个内容：一是确定工作的具体特征，即工作描述；二是找出任职人员的各种要求，即工作说明书。
工作描述就是要通过工作调查，在取得有关信息的基础上，对工作岗位的名称、性质、任务、工作关系及工作环境等内容做出比较系统的描述，并加以规范化。
有了准确、规范的工作描述，就要想到承担该岗位的员工应具备什么样的资格与条件。这就属于工作说明书的主要内容。具体包括对任职人员的一般要求，如性别、年龄、工作经验及一般能力等方面的要求；生理要求，如反应、视力等。另外还有心理要求，如判断力、记忆力、语言表达等等。
翻看许多企业的工作说明书，虽然洋洋洒洒，内容丰富，但仔细推敲却存在不少问题。比如职务说明书的格式、语言和内容不规范，给管理造成很大麻烦；对工作描述的语言比较模糊，或者语言比较空洞，让任职者不知所以然；关键词运用不当，混淆了职务间的区别，或将职务和职位混为一谈；设计工作说明书的人员缺乏专业水平，使所制定的工作说明书流于形式等。
三、如何开展职务分析的工作
对组织中特定工作职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以对该职务的工作做出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程，就是职务分析。职务分析的结果是工作描述与工作说明书。那么，在实际工作中应如何进行职务分析呢？具体讲，职务分析的过程可以分成四个阶段：准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段。
1.准备阶段
在这一阶段，要确定工作分析的目的是什么，因为从工作的不同侧面都可进行分析。具体可以在七个不同层次上进行：职员实际在干什么、管理者认为职员应该干什么、职员认为他应该干什么和计划干什么、管理者认为职员将干什么。
2.调查阶段
这一阶段主要是确定调查的方法，对整个工作过程、工作环境、工作内容和工作人员等主要方面做出全面调查，常用的调查方法有：
观察法 是指人力资源人员对工作活动和行为进行观察并对结果进行记录。其优点是能够获得第一手的资料。但是，观察法不能适用于思考和判断，即对脑力工作者，是不适用的。
访谈法 是人力资源管理者就某项工作与从事该项工作的个人或小组、或者上级主管、或过去的在岗人员就工作内容和要求进行交流与讨论。其优点是既可以获得工作对体力方面的要求，也可以获得脑力以及其他不易观察到的信息。不足之处是被访谈者对访谈目的往往持怀疑态度。回答问题时会有所保留，导致信息失真。
日记法 是指人力资源管理亲自体验工作，把每天的工作以日记的形式记录下来。其优点是能够熟悉和掌握工作要求的第一手资料，缺点是太费时、只适合于简单的工作。
问卷调查法 以问卷调查表的形式，来收集关于员工执行工作任务的情况。这种方法在职务分析中使用最广，其优点是快速、有效并且费用低，可以在大范围内对所有员工进行调查，调查结果可以用计算机处理。但使用这种方法时，对问卷的设计要求较高，问卷设计者应具备一定的经验和技巧。
3.分析阶段
主要任务是对有关工作特征和工作人员特征的调查进行深入全面的总结分析。所采用的各种分析方法都各有长短，对不同的岗位或不同的目的应选用不同的方法。
4.完成阶段
在这一最后阶段，要将分析的结果写成书面材料，即编写成工作描述和工作说明书，并提交给相关部门。
可见，职务分析在人力资源管理中作用重大。只有对自己的发展有清楚的预期的企业，才能赢得高效益。
但我国目前，真正重视职务分析的企业却不多。据了解，许多企业都没有进行过职务分析，甚至不知道职务分析是何物。随着中国加入WTO，中国企业面临的将是激烈的全球化竞争。在以人为本的竞争时代，人力资源管理工作尤为重要。而工作岗位的设置科学与否，又将直接影响一个企业的人力资源管理工作的效率和科学性。所以，企业应更多关注职务分析，将其作为招聘、任用、提升、调动、考评等人力资源管理具体工作的依据，以优化人力资源的配置，提高人力资源管理的水平。同时，也为组织的管理活动和管理者提供职务方面的完整信息。