什么是岗位说明书？
在企业组织中，岗位是最基本的构成单位。想把一个企业管好，首当其冲的，是先把一个个岗位管理好。岗位管理是一个复杂的体系，其中最基础的手段，就是对岗位进行文字性的界定和说明，于是，岗位说明书诞生了。
岗位说明书涵盖的内容
上海英特杰高级人才顾问公司的徐永良先生，从事猎头工作多年。用他的话来说，岗位说明书是猎头最熟悉不过的东西了，因为他们得根据客户的岗位需求去“挖”合适的人选。很多时候，他们还亲自操刀，撰写客户的岗位说明书。他说，在现代化的企业管理中，科学地设计岗位，明确岗位职能，能够确保将整个企业的目标转化为所有员工的个人目标，使企业的经营压力转化为每个员工的工作动力和责任约束。一份完整的岗位说明书，能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据。
一般来说，岗位说明书至少应当涵盖以下几方面的内容：
1、在这个岗位上的员工，需要完成哪些任务？（What）
2、工作任务应该在什么时候完成？（When）
3、工作任务应该在什么地点完成？（Where）
4、员工可以通过什么途径、运用何种方法完成任务？（How）
5、为什么这项工作会提出这些要求？（Why）
6、能够胜任该岗位的员工应该具备哪些资质？(What qual?鄄ificatiaons)
虽然只是6个方面的内容，但要把这个6个方面说清了，说透了，是要下一番工夫的。正如世界上没有两片完全相同的树叶，同样是总裁秘书，在行业、性质都相同的两家企业中，其岗位职责、岗位要求也可能因为企业规模不同而出现较大差异。可是偏偏有很多企业为了节约成本，盲目照搬其他公司的岗位说明书，结果照着岗位说明书招聘来的人，跟本公司一点也不合拍。徐永良笑言，在他的猎头生涯中，这种事屡屡遇到，说明有些企业并没有认识到，为每个岗位“量身定做”一份岗位说明书，对公司的发展壮大有多么大的好处。
岗位说明书的作用
谈到这些好处，上海DDI人力资源咨询公司的高级顾问万镜嵩有话要说。曾在某外企担任高级人事经理多年的她，感触最深的就是：“很多人日复一日，朝九晚五，可是根本不清楚：我究竟该干些什么？不止一个人在挨了上司批评后委屈地说，从来都没有人告诉我，这件事是我的职责！”她认为，岗位说明书至少可以发挥四个方面的作用：首先，岗位说明书清晰地列出了员工的职责范围，在年初的时候，看看自己的岗位说明书，就可以大致了解一年的工作目标；第二，岗位说明书囊括了岗位所需要的能力，员工可以对照，自己在这些方面发展得如何，哪些能力还需要进一步提高；第三，岗位说明书令上下级关系一目了然：谁向你汇报，你又向谁汇报？第四，岗位说明书还有利于上级主管对员工进行管理。主管招聘新员工，考核老员工的工作表现，都可以参考岗位说明书的要求。一般来说，员工及其上级主管都必须在员工的岗位说明书上签字，表明双方都认可说明书的各项条款，这其实就是上下级的沟通过程，沟通好了，可以为后面的工作扫清不少障碍。
编写岗位说明书的流程
为了节约编制岗位说明书的成本，其结果可能是浪费更多的人力成本。因此，具体岗位具体分析，一点也马虎不得。一份科学的岗位说明书出炉，通常遵循着这样的流程：
1、在开展编写工作之前，人力资源经理应和相关高层领导进行讨论，使高层领导率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变自由随意的管理风格。
2、编写过程中，各部门的主管以及员工积极配合人力资源部的工作，为其提供编写技术的培训、指导和审核。
3、人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法，进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。
4、岗位说明书的编写不是一劳永逸，行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此，企业编写出规范的岗位说明书后，还应建立起岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。