再谈职位说明书
在开始于20世纪90年代上半期的中国企业人力资源管理热潮中，职位说明书曾经被热炒过一阵儿。但是随后，很快大家对职位说明书就已经变得不屑一顾，而是将目光投到企业文化、绩效管理、流程再造以及平衡计分卡等新的概念上去了。这里主要是因为两个方面的原因：
第一，不正确的所谓最新人力资源管理思潮的影响。这主要表现在，社会上一些有一定影响力的学界人物公开声称，职位说明书在西方早已不受重视，随着组织的扁平化以及团队工作方式的流行，员工彼此之间的工作界限变得越来越模糊，传统的过细的职位分工已经被模糊的分工所取代，因此，传统的那种以职责界定清晰为目的的职位说明书已经不符合时代的需要。因此，中国企业完全没有必要再在职位说明书上下功夫。于是，很多我国很多企业便心安理得地放弃了对职位说明书这一人力资源管理的基础设施的建设，急不可待地投入到了对新的人力资源管理概念和方法的追逐上。
第二，企业内部的原因。这就是，编制职位说明书的工作不仅辛苦，而且很难见到效果。尤其是第一次在企业中系统地编制职位说明书的时候，工作实际上是相当艰苦的。首先，你必须通过培训以及其他方式使得全体管理者和员工明白编制职位说明书的重要性，获得大家的支持，同时你还要教给大家如何按照一定的格式和要求来自行编写职位说明书的初稿，其次，你还需要在对这些初稿进行补充、修改和完善的基础上，从企业的战略以及组织结构等多种角度来对所有的现有职位进行分析，看一看到底哪些职位是工作负荷过重的，哪些职位是工作负荷过轻甚至是没有存在的必要的。最后，你需要在职位分析的基础上重新调整职位或进行新的职位设计，有时候你甚至会发现，连企业的组织结构可能都需要进行重新的调整，而这一切足以会导致企业的职位说明书需要根据新的组织结构重新编写，从而使工作量增加一倍。不仅如此，由于职位说明书仅仅是一种非常基础性的工作，尽管它对于企业人力资源管理的其他方面影响很大，是招募甄选、培训开发、绩效评价以及薪酬管理（尤其是工作岗位评价）的重要基石，但是它本身却往往很难给企业带来什么实质性的变化，远不像绩效评价以及薪酬体系设计等工作那样能够引起管理者和员工的关注，因此，花很多的时间和精力去制作职位说明书的人（通常是人力资源部经理或者相关主管人员）经常会觉得自己费力不讨好，不仅因为要编制本人职位说明书初稿的相关管理者和员工，由于增加了工作量而可能表示不满，一些没有耐心、急于看到变化的企业高层管理者也会因此而给你脸色看。
然而，理性和负责地对中外企业的管理历史进行比较和分析我们就不难发现，中国企业目前所处的发展阶段显然与西方发达国家的企业存在巨大差异。发达市场经济国家的企业近些年来确实是在提倡员工的工作职责界限不必过于僵硬，而是可以容忍职位说明书存在一定程度的模糊化，这一方面是因为在全球化的进程中，这些国家中的企业所面临的竞争越来越激烈，过于严格和僵硬的工作职责划分不利于调动企业的全部资源来应对市场竞争，尤其是提高市场反应速度，原因是，即使再严格的职责分工可能也无法消除一些模糊地带的存在。因此，必须引导员工更为积极主动的工作，而不是各人自扫门前雪，绝对不肯跨出自己的职责范围之外一步，多做安排是一点点工作。另一方面，职位工作职责范围的宽泛化必须有一定前提，这就是企业中的员工每个人都很清楚自己的本质工作承担哪些职责，需要对谁负责，负责什么以及自己工作的绩效标准是什么。在发达市场经济国家，由于经历了长时期的职责细化和明晰化，因此，大家都很清楚自己的工作任务和内容是什么，应当做到什么程度。在这种情况下，做好自己应当做的事情已经不成问题了，突出的问题便变成了如何强化合作的问题。而中国恰恰相反，在许多企业中都存在部门与部门之间以及职位与职位之间的职责模糊的问题，在这种情况下，如果不下功夫去对职位进行分析以及设计和再设计，那么，企业的内部管理只会变得越来越乱，企业所追求的许多时髦的人力资源管理工具和方法便成了无源之水，无本之木。从这方面来说，中国企业的领导者必须对编制职位说明书的重要性和艰巨性有充分的认识，从而鼓励人力资源部门认认真真地引导大家来完成这一工作，从而为企业的人力资源管理活动打下良好的基础。
当然，职位说明书也并非越复杂、越详细越好，这是因为，职位说明书并非是对现有职位的一种机械的、事无巨细的描述，而是应当围绕职位存在的目的，来对职位上的人所应当承担的工作任务进行归类、提炼以及总结，概括为大约1－8项左右的职责范围。然后，在每一项职位范围之下，再对于一些重要的工作任务进行描述，使得不是承担这一工作的人也能够了解这一职位的主要职位范围及其重要工作任务。此外，职位说明书通常还要交待职位上的人所应当具备的任职资格、从事工作的背景和工作条件，有些职位说明书还交待出每一项工作职责在职位承担者的总工作时间中所占的百分比以及职位的关键绩效指标，还有一些职位说明书甚至连本职位所面临的最主要挑战以及工作难点也加以交待。
主持职位说明书的编写工作，不仅要求足够的信息搜集以及分析能力，还要求较强的沟通能力和文字表达能力，同时还要有足够的责任心。对于从事人力资源管理工作的专业人士来说，这一工作实际上是对他们的基本功和人力资源管理专业能力进行的一次考验。