行政会议质量优化方案
本方案适用于公司行政会议与会及执行质量的优化，针对行政会议本身效率与执行质量。公司所有会议分类为“行政会议”与“工作会议”。
秉承提高会议质量，行政会议必须按照此方案进行，工作会议可以也可不按照此方案进行。 A.会议分类依据行政会议符合条件: 1.有决策出台，为解决一类、系统性问题； 2.或者牵涉两个或两个以上部门联合决策； 3.或者会议决策影响或执行涉及两个或两个以上部门； 4.或者由总经理办公室或行政部倡导的会议； 5.或者管理层会议 6.每月“品质会议”算在内，“工作会议”除外。 工作会议符合条件： 1.行政会议以外的临时性、机动性会议； 2.小范围内的会议（科室（含）以下）； 3.会议解决的是具体、个别性的问题； 4.一般包括：班组早会、班组（科室）工作总结会、突发事件急处理会、临时品质问题处理会、员工心声（生活、福利、食宿、工作环境具体个别问题等等）解决轮值会(取代值夜会议)。 B.行政会议与会原则 1.开会不是“沟通”之名，尽量少开会：四符前提下（符合最高层战略，符合公司制度，符合公司利益，符合程序）。本部门工作本部门解决，本职工作本职解决，无需开会，没必要沟通。 2.精简参会人员，坚持相关、突破等级突破等级，与会人员应该是熟悉问题、可以为解决问题提供论证,以及负有把关执行责任之人员。 3.条理化、议题明确，分条分段原则开会之前，充分准备，会议倡议部门应该明确主题，明确讨论要点，阐明开会目标，把讨论问题分包和提供支持目标的论证材料。 4.会议程序化，会议格式化原则会议倡议部门确立会议主持人，会议纪录格式化，与会和执行责任明确。主持人把握会议程序，推动会议进程。 5.会议时间限定原则每次会议时间原则上不得超过60分钟，如需延长时间，则会议主持人要明确按照时间段划分与会内容。 6．战略与战术区分原则战略性目标指、概括性、原则性、效果图式的定位和指引，战略性指导必须第一位遵守；战术性问题指具体执行战略目标步骤和达成目标需要条件所要做的具体工作。战略层尽量减少对战术执行层的干预。 C.行政会议操作程序行政会议与会程序： 1.会议倡导方会前准备：确定会议主题、会议目标；分解主题和目标成需要讨论的点与条，准备支持主题的事实材料；确定主持人、纪录人、参会人、与会地点、时间；并打印成会议通知T 2．会议倡导方公告通知:提前至少1天，发出会议通知T，公示公告栏，电子邮件、电话确认与会人员。根据会议通知T理出会议程序C 3．会议倡导方会场准备：提前5分钟准备会议场地，分发会议程序C，明确会议主持人、会议纪录人注意要点，4．与会人员准时参会:会议主持人主持会议，简述开会主题和目的以及期望目标，按照会议程序 C讨论，会议纪录人纪录会议要点及违纪情况 5．会议主持人推动会议进展，讨论完毕，简约宣布达成结果，与会人员检视出入，加以修正。会议目标通过 6．会议主持人确定会议决策执行责任、监督稽核人，划清协力部门协力条件，与会代表在会议上纪录签名。会议完毕 行政会议后续工作程序： （时间如遇周日或者公司规定节假日，则顺延） 1：会议纪录人整理会议纪录，会议倡导方主持人确认，如需上层批准执行令，会议完毕之后2天内呈送批准 2：获批后，会议主持人呈会议纪录文件于行政部编号、签章、备案；批准后1天内会议倡导方分发会议纪录给与会人员签收 3：分发后行政部公示至少7天，会议倡导方主持人在文件分发后最迟3天内（除非会议本身确立有效日期）知会促进协力部门履行执行责任 4：会议确认之监督稽核人、根据会议纪录之目标检视评估会议决策效果，做出简要报告，指出执行障碍；报会议主持人，会议主持人知会行政部追究执行责任，会议主持人并责令限日执行 5：最高执行层可能指派专人抽查会议决策的执行流程和总效果，按照流程问题产生环节追究会议主持人、会议决策执行协力部门、监督稽核人、行政部等责任 D．与会纪律 1．准时参会，遵循与会程序，不可干与会无关事务，会议场所等同工作场所（办公室），工作场所（办公室）纪律适用会议场所。 2．会议参与人原则上不得代理，按照公司规定会议时间不在公司确实无法参会时，由代理人参会，被代理人责任承担不变。 3．主持人推动会议进程，与会人员平和心态，不得挑战主持人，不得嘲讽、压制、人身攻击其它与会人员。 4．会议期间关闭手机，不得擅自离会。 5．其它影响会议进程和会议效率以及执行质量的行为。 6．违犯与会纪律之行为一律按照＜＜员工手册＞＞（考勤制度、工作纪律、行政管理责任等条…）或者总经理特批处理。