强大的查询技术将优化知识管理
知识管理的一个功能是帮助项目管理者进入公司的知识库，并方便其查找所需要的内容。然而，在知识管理实际应用过程中，还存在一些问题需要解决。有的公司推出一种新产品，也许能够对此有所帮助。 使不同公司的项目管理者都看到同一份项目文件，无论他们是在中国还是在加利福尼亚。这样有助于打造更好的项目、培养更出色的项目管理者。毕竟，当一个项目管理者所掌握的信息越多，他就越可能在短时间内做出明智的决策。 知识管理的一个功能是帮助项目管理者进入公司的知识库，并方便其查找所需要的内容。在本系列文章的第一篇中，我们介绍了一位项目管理者，他成功地让自己公司的其他项目管理者使用了知识管理。现在，我们来介绍一下知识管理的改进与搜索技术，以及知识管理未来如何更好地帮助项目管理者应对项目的各种挑战（比如：保证项目按时交付、不超出预算、按计划进行）。 毫无疑问，知识管理对项目管理者来说的确是一个伟大的发明，它可以把项目建议、项目历史、项目计划和其它与该项目有关的信息集中并提炼出来。 更强大的查询功能可提高知识管理的实用性 “知识管理没有完全如人们所预期的那样强大，”Kristian Hammond博士说。Hammond是芝加哥西北大学计算机系智能信息实验室的负责人。 Hammond说，知识管理功能已经很强大了，只是当使用者要搜索他们所需内容的时候会有些障碍，这些问题可能会耗费公司很多财力。根据IDC的一份统计报告表明，对于一个企业来说，如果有1000个员工没有找到他们需要的信息，那么美国公司将损失250—350万美元。“这是未搜集到信息的成本。”为了使知识管理能够更好地为项目管理者服务，现在需要一个更强大的查询功能。 知道如何为知识管理打造一个有效的查询功能，可以帮助项目管理者解决现在的问题。比如，项目管理者正想制定一份新的项目计划，可他不会在知识系统上通过查询来找到相似的文章，甚至可能不知道会有类似的文章存在。 Hammond说，“使用者实际输入的指令与他们其实想找的信息之间有很大的出入。”在公司的内部网站上创建一个合适的搜索功能，如同给项目管理者一个能够大海捞针的希望。 Hammond最近一直致力于开发这样的一种工具。通过努力，Hammond在芝加哥建立的Intellext Inc.公司发明了Watson，这是企业面向客户的应用软件，它能够根据现在的工作自动创建查询功能，并把查到的相关信息反馈回来。Intellext Inc.公司于2005年1月发行Watson。 Hammond说，“在以前，信息系统、天气查询系统、知识管理系统和文件管理系统等都会令我们感到不可思议，支持这些系统的技术更是令人颇感奇妙。如果你知道如何建造一个查询功能，那么一篇文档可以使用一个非常普通的统计技术查找出来。” Watson嵌入PowerPoint、Word、Outlook和IE的菜单栏中，它自动根据员工正在编辑的文档创建查询功能，以帮助他们在知识管理系统中发现相关信息。 瞬间之内完成文件搜索 Hammond与福特汽车公司的SixSigma工作组合作，验证了Watson帮助项目管理者搜集信息的能力。福特公司有8000个分离的信息数据库，Hammond说，“我们将这些数据库进行整合为一个项目管理数据库，如果员工需要什么项目，我们能把它从数据库中调出。有一个员工知道公司曾有人编制过一个工作过程图表，这对他现在的工作很有帮助，但他不知道它存储在什么位置。在像福特这样的大公司要找一个文档的确是件难事。” Hammond说，“我们问他：‘你的项目报告在哪？’于是他输入了他的项目报告，然后Watson运行查找信息。我们让他输入‘工作过程图表’，他照做了。Watson马上把搜索结果显示出来，其中就有这个员工要找的那个图表。他当时激动地说：‘ 要知道，如果我当时能找到它，就会节省我两周的时间。’。” 知识管理的未来发展 Hammond预测，未来的技术将建立“临时兴趣社区”，它可以帮助员工节约更多的时间。这一功能社区可以随着问题的出现而出现，随着问题的解决而消失。有时，公司需要有特殊的技术帮助他们了解哪些人关注过此类文章。然后，调动公司内相关部门专家解决问题。这对于使用过去静态数据来说是一个巨大进步。 Hammond说，“随着越来越多的信息系统整合进来，得到所需要信息和调集相关专家会变得越来越容易。我们将会进入到一个新的世界，在那里可以通过更加简单的搜索获得更加充实的信息。”