便利店总部经营管理规范(二)
2.2.5 企业管理部职责
企业管理部负责各种规章制度的制定、推行和监督;各种经营活动的组织和策划,门店的经营指导和消费者的投诉处理。具体内容是:
2.2.5.1负责组织制定各部门各种制度,制定门店营业手册和各种岗位职责,制定对员工的考核、实施办法和管理细则,监督管理实施。
2.2.5.2促进各门店经营目标的实现。
2.2.5.3 组织各类促销活动,设定促销目标,拟定促销计划的要素及实施方式。
2.2.5.4开展业绩竞赛活动。业绩竞赛应该做到:
a) 明确业绩竞赛要素;
b) 开展公平竞争;
c) 制定竞争目标。
2.2.5.5对门店的经营指导
总部对门店的经营指导由企业管理或专职经营指导(督导员)来完成,经营指导员(督导员)是总部和门店之间的重要桥梁,代表总部监督指导门店,把总部的指令、决策及时正确地传达到门店,把门店的需要、困难及有关经营的各种信息及时反馈给总部。经营指导员除了掌握门店的一些基本技能外,还必须掌握门店的管理要点:
a) 营销分析;
b) 各种报表的数据分析与对应策略;
c) 商品管理与商情分析;
d) 损益分析与对策。
2.2.5.6 消费者投诉处理
企业管理部门接受消费者的投诉,对投诉的处理,要本着圆满解决和迅速解决的原则,目的是最大限度的减少负面影响,增加正面效应。
2.2.6.1 财务的主要职责是:
a) 制定资金运用计划,在主管经理领导下管理和调度资金;
b) 编制和分析各种财务报表、会计报表;
c) 审核进出货凭证、汇总进货原始凭证、处理定货、进货及其他账务;
d) 统计每日营业额;
e) 负责组织各门店商品盘点;
f) 负责审报缴纳税金;
g) 负责编制年度决算报表;
h) 辅导门店会计作业;
i) 完成总经理交办的其他工作。
2.2.6.2 财务管理规范
a) 财务会计汇总原始凭证时应:
1) 审核收货单与发票开出的商品是否一致;
2) 审核收货单上是否有采购主管部门的商品验收章;
3) 凭合乎规定的收货单及发票做会计应付款帐目。
b) 归集门店营业收入时应做到:
1) 各门店按总部规定的时间和方式上缴营业款;
2) 财务部详细登记各门店营业款上缴情况;
3) 财务部要及时督促门店上缴营业款,对迟交营业款的报有关部门并协助处理。
c) 门店的结算:财务部在归集门营业收入时应该核对各门店的营业收入、价格等,做到准确无误。
d) 对供应商的结算财务部应:
1) 核对付款时间是否符合总部计划;
2) 核对价格、金额是否准确;
3) 核对商品与发票是否一致。
e) 商品盘点管理
1) 准备:财务部根据本企业规模和运营情况制定计划,确定盘点区域和盘点人员。门店一般1~2个月盘点一次,配送中心1个季度盘点一次。
2) 盘点实施:盘点一般行进行初点再更换盘点负责人进行复点,记录两次结果。必要时总部可派人进行盘点抽查。
3) 盘点的结果处置:各门店及配送中心在盘点复审之后,结算毛利,编写盘点报告,根据盘损率找出原因,制定并采取相应的纠正措施。总部要对纠正措施执行情况,进行跟踪检查。
2.2.7 信息部职责
信息部负责管理本企业信息系统,并维护计算机系统。信息系统主要包括:
2.2.7.1 营业系统
a) 商品管理系统:商品采购、进货管理,商品接货、订货管理,商品物流配送管理,商品促销管理;
b) pos系统:是商店的时点销售数据管理系统;
c) 营业管理:销售额管理以及对不同部门的利益管理。
2.2.7.2 管理系统
a) 会计管理:会计管理、财务会计、欠款支付、借户管理、货主管理、固定资产管理;
b) 人事管理:工资管理、出勤管理、人事信息管理;
c) 经营信息管理:预算管理、顾客管理。
2.2.7.3 外部信息管理
主要有竞争对手的门店信息管理,客户信息管理和银行信息管理。
以上是连锁公司总部的几个主要职能部门。此外,还有相关后勤部门,负责整个公司的后勤工作;广告部门负责形象设计;各企业在发展过程中,可根据自身的情况,适度调整及增减这些职能部门和分工。