建立360°的好人缘
良好的职场人际关系,不只是在同事间深得人缘,还要有上司缘、部属缘、客户缘,才算是成功的360°人际高手。
由江角真纪子领衔主演的日剧“庶务二课”,这个隶属于总务部,在满帆商事会社里被视为“女职员坟场”的部门,收容的正是从营业课等一线单位,淘汰下来的“怪物”。
尽管故事以喜剧手法刻画小人物的生活辛酸,也有励志的一面。但是,在现实世界里,她们都算是人际关系“失调”的一群。
像是江角真纪子饰演的坪井千夏,虽然做事充满冲劲和气魄,但是个性独裁又充满偏见。而与千夏为童年玩伴,号称“金头脑”的丸桥梅,抱着史上考进满帆商事最高成绩,却仍因欠缺协调性、自信过头让她栽了跟斗。
私底下在占卜极为出色,在办公室却沉默寡言、阴沉的日向理惠,甚至公私不分;与高层主管有秘密“关系”的魔性美女宫下佳奈,在主流职场中都是不得人缘的一群。
不得人缘,打入冷宫
近来在业界风行的360°绩效考核,指的是一个人的表现,必须接受来自主管、下属、同侪、客户等四个面向的评核,才能完整、正确地判断一个人绩效好坏。
若把人际关系看做绩效表现,“庶务二课”的主角们,似乎无法有效兼顾这四个面向的相处之道,以致于变成热门单位的绊脚石,进而沦落到被打入冷宫的命运。
如果剧情可以改写,要如何帮豪气却傻气的江角真纪子,从庶务二课的坟墓,重返主战场?
真正答案绝对不是靠戏里“女打仔”似的硬功夫,而是在于“人际关系”的软运用。
先摸清办公室派系生态
全球最大的直销公司安丽的咨询顾问泰瑞·费尔柏在《am i making myself clear》一书指出,人们在工作上所遇到的问题,80%以上都是和人际关系出了问题有关。
因此,心理学家张怡筠提醒,无论工作经验多寡,一到新的工作环境,都要抱有初到贵宝地的心情。
首先要做的,就是“认出这个新的工作体系中真正掌权的人”。
这样的名单,除了头衔响亮的各级上司,还可能包含一些名称不响亮,却掌握特殊权力及资讯的“隐形掌权者”,例如总经理特助、老板娘、上司的秘书、以及工作团队中,人称老大哥、老大姐们的非正式领袖,甚至于总机、总务人员等。
包括搜集他们的学历、家世背景、工作经验、升迁的过程、重要贡献等,都可做为你未来与他们互动的参考依据。
张怡筠进一步指出,找出掌权的各个“点”之后,接着可将这些点连成面,拼凑出办公室里的“派系”生态图。“不妨试着从同事谈话中,找出派系脉络,不要参与评论、随便提出负面意见,以免太早陷入混乱之中。”
360°人际高手─主管篇
有了权力座标的概念,等于握有办公室的gps(卫星导航系统)。但是,对于这些手握大权的人,要如何相待?张怡筠提出5点建议:
1. 让自己有利用价值
良好的关系是建立在利益交换上,所以你必须让自己有“利用价值”,提醒与帮助主管排除障碍,协助他们成功。
2. 表现忠诚
遇到外人攻击公司管理阶层、产品服务时,若能快速掌握数据,主动挺身出面解释、澄清,往往能展现忠诚度,取得有权者的信赖。
3. 适度赞美,婉转沟通
得体的赞美与恭维不可少,若要提出自己的建议时,说法要尽可能婉转,像是“为了让您的想法顺利落实,我建议也许可以试试看……的方法”。
4. 与主管建立私交
公事之外,不妨与主管有些打球、唱歌等休闲活动的往来,以建立私交。不过,在公私之间角色的拿捏要谨慎,不要麻吉过头,失去分寸。
5. 回应主管的幽默
在团体中,请发挥幽默感,对任何人的笑话都热烈回应,尤其是那些当权者。因为,当他们有“英雄所见略同”的感觉时,就会对你有好感。
避开办公室政治地雷
若要培养办公室人际力,下列5个政治地雷,你也必须小心跨过:
1. 对你的上司轻视傲慢
不要抢在上司之前求表现,也不要在公开场合吐自己老板的槽,这样会反过来伤害自己。
2. 越级报告
不要越级报告,因为这么做一定会让上司觉得不被尊重,而结下梁子。除非万不得已,还是得先报备,得到谅解后再行动。
3. 公开挑战公司的信仰
每个公司都有一些深信不疑的价值观与信念,如果你公开批评这些信念,很容易被人贴上“不忠诚”的标签,进而将你打入“顾人怨”之列。
4. 抢主管的功劳
从领导的角度,抢属下的功,会扼杀员工士气;抢同事的功,表明要树立敌人;而抢上司的功,那就是立刻找死。
5. 随意“真情告白”
若看见人就大吐苦水,抱怨自己的主管、部门,很可能被人背后捅一刀,怎么死的都不知道。
360°人际高手─同侪+部属篇
史蒂芬·柯维在《高效率者的七种习性》一书中指出,每个人应该在人际关系里,建立一个“情绪帐户”,并设法在与人相处时,让帐户保持正的余额。
一个真诚的赞美,一句亲切的问候,都是增加情绪帐户的“存款”。反之,批评、贬抑、控诉,则是导致情绪帐户负债的“提款”。
因此,对于朝夕相处的同事,保持情绪帐户持续有进帐,就是人际高手的“撇步”:
1. 对别人工作表示真诚兴趣
张怡筠指出,心理学家发现,每个人都喜欢跟那些对我们感到兴趣的人做朋友,所以你要尽可能表达“我在乎你,我很想多了解你”,多开口关心同事的工作状况及甘苦。
2. 寻求对方忠告
不时向同事请教,听他们的建议,巧妙传达对他们的欣赏与信任。
3. 帮助别人不求立即回报
在能力范围内,主动帮助同事,是累积人际资产的双赢做法,“欠你的人愈多,日后帮你的人也愈多,”张怡筠说。
4. 即使不是朋友,也不能变敌人
即使对方做不成自己人,也千万别把关系弄拧了,让对方变成你的死对头。
5. 给人好处,要恰到好处
若想发挥人际互惠的最大利益,在给同事好处时,不妨掌握三个原则:不轻给、不乱给、不吝给。
不轻给,是要让对方感到得来不易;不乱给,是考虑对象才给;不吝给,是既然要给,就宁可大方的给。
6. 当众拥抱敌人
万一有人以你为敌,不必怒目相视,不妨当众在肢体、口头上拥抱对方,使对方失去攻击你的立场,若对方不领情,你也已展现风度,赢得他人的赞许。
7. 妥协的艺术
如果你事事都想要求赢,肯定会是公司中讨人厌的家伙,不妨试着用“小事求败,大事求胜”的策略,若是不重要的小事,就让对方占上风,以求平衡。
8. 人际关系不是万能
张怡筠特别提醒,在经营人际关系的同时,不可忽略本身专业实力,否则人际手腕再高明,也帮不了大草包的忙。
360°人际高手─客户篇
如果一张有你在内的团体照,你第一眼会先找谁?答案一定是你自己。
如果所有人都会如此,你就应该抓到每个人都有被重视、被认同的需要,在经营客户时,自然多了一份心有同感的“同理心”,就很容易赢得客户好感。
除了运用同理心,面对客户的抱怨,张怡筠也提出处理的“黄金步骤”:
1. 对客户抱怨表示感谢
为了使客户的敌意降低,应该先说声谢谢,感谢客户愿意花时间提出指正,这对公司的进步有很大贡献。
2. 诚心诚意道歉
万一有错,要赶快为事情致歉,即使错不在己,仍应为客户的心情损失致歉。
3. 展现立即处理的诚意
处理客户抱怨时,务必展现出积极处理的诚意,如需询问细节及相关资讯,记得礼貌与语气和缓,以免让人有推卸责任的恶感。
4. 提出解决方法与时间表
提出具体的解决方法,但请将决定权交给客户,使其倍感尊重,同时别忘了尽可能弥补客户损失,以挽回客户心情。
5. 处理后确认满意度
处理完毕后要跟客户联系,确认对方满意此次的服务,一方面了解自己的补救措施是否有效,同时还有助于加深客户的好感。
6. 检讨作业流程,避免重蹈覆辙
变成360°人际高手
无论从主管、下属、同侪,还是客户眼中评断,人际关系成败的核心,还是在于你怎样要求你自己。
以上各种方法,细究其中要诀,可看出一个人际高手,流露的不外乎“稳定”、“信赖”、“愉悦”三大特质。
其实,你不必勉强去讨好别人,只要把握“稳定”、“信赖”、“愉悦”三大原则,常常提醒自己多点eq,就不仅能在职场求生,还能靠着灵活的身手,在形形色色的人际关系中,立于不败之地。