劳动合同的精细化设计与人性化管理
《与hr面对面》以具有专业背景的访谈形式,针对中国人力资源市场的理论和现实问题,进行观点的交流与交锋。本栏主持人均为人力资源领域资深人士,宗旨是建立权威的人力资源理论和操作平台,为劳资双方提供沟通、理解、相互提升的多元渠道。
主持人:据说贵公司的劳动合同文本中有许多条款是您反复斟酌后定稿的。作为公司副总经理,公司里有很多大事等着您处理,为什么您却关注劳动合同管理这样一项基础和常规的人事工作?
嘉宾:劳动合同管理虽然是基础工作,但是却直接关系到劳动关系的和谐与稳定,因此不容忽视。这几年有些企业因为劳动合同管理不规范产生了劳动争议,也提醒我们尽力完善劳动合同制度,加强劳动合同管理,降低企业的用人风险。
主持人:我看了贵公司的劳动合同文本,感觉许多条款设计得非常精细和缜密。你们是出于怎样的考虑?
嘉宾:主要是为了便于操作,我们的劳动合同文本针对《劳动法》中一些意义不很明确的条款做了详细的约定。比如企业解除合同,按照《劳动法》第二十五条第一款“在试用期间被证明不符合录用条件的”,那么什么是“录用条件”?《劳动法》里没有具体说明,但如果企业在劳动合同中没有一个明确的约定,往往会因为不同的理解,产生争议。鉴于此,我们公司的劳动合同文本中注明对劳动法的这一条款理解,约定为如下情形:(1)聘用时提供的离职证明、学历证明、工作经历、体检证书或婚姻、生育证明是虚假的或伪造的;(2)应聘前患有精神病、传染病及其他严重影响工作的疾病而在应聘时未声明的;(3)应聘前有吸毒等劣迹而在应聘时未声明的;(4)应聘前曾被依法追究刑事责任或劳动教养而在应聘时未声明的;(5)试用期间因健康原因或其他个人原因不能保证正常工作的;(6)试用期故意违反劳动纪律或甲方规章制度的;(7)培训考核不合格的;(8)试用期内达不到本合同第三条所述《职位说明书》规定的工作标准或定额要求的。
像这样的细化和量化有很多处,如对《劳动法》第二十五条第二款“严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的”理解,约定为依公司有关规章制度界定为“重度过失”或“严重过失”的情形;对《劳动法》第二十五条第三款“严重失职、营私舞弊,对用人单位利益造成重大损害的”中“重大损害” 的理解,对《劳动法》第二十六条第三款“劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使原劳动合同无法履行”中的“客观情况发生重大变化”的理解,我们都做了详细的约定。
主持人:在你们的劳动合同管理工作中,哪些是管理的重点?
嘉宾:我们公司是国内外较有影响的研究、开发、生产和销售半导体硅材料的高科技企业。鉴于我们企业的特点,对于关键岗位的重点员工,我们实行了竞业限制。通常我们规定员工在合同解除或终止后两年内,在全球范围内,不得组建、参与组建或受雇于从事半导体硅材料生产或经营的企业;不得直接或间接或帮助他人劝诱公司内掌握商业秘密的员工,或关键岗位的员工离开公司;也不得直接或间接影响或试图影响公司的客户关系向离职员工或第三方转移。当然,在限制的过程中,我们也对愿意承担义务的员工进行经济补偿,保证他们的利益不受损失。
由于竞业限制使接受跳槽员工的企业有可能承担连带责任,所以我们也关注从其他公司过来的员工是否与原单位签订了相关协议,并在合同中做出如下规定以避免风险发生:“乙方向甲方保证,在进入甲方之前对任何社会第三人,均未承担有关商业秘密的任何保密、不使用义务,因而乙方在甲方任何知识的使用,与任何社会第三人无关。”
主持人:那么,目前你们在劳动合同管理过程中最大的难点是什么?采取了那些相应的对策?
嘉宾:个别员工不守信是让我们比较头疼的一件事。公司并不限制和阻碍员工的正常流动,我们是支持员工发展的,但希望员工能及时沟通,而不是不告而别,避而不见。辞职员工若不按合同约定提前提出辞职申请,甚至不完成交接工作,会影响企业的正常生产。为了防范这类风险发生,我们也有一些相应的对策。比如说在面试时,通常我们都会考察应聘者对这个问题的看法,问他(她):“合同期未满,如果有其他的发展机会,你该怎么办?”很多应聘者会简单回答说“不走”,这不一定是真话。其实我们真正希望听到的回答是:“如果协商不成,按照合同约定履行违约责任。”我们让员工在签劳动合同时,同时也签一份《诚信承诺书》,员工须承诺:(1)求职时提供的信息是真实和准确的;(2)本人签订劳动合同期间已知晓公司规章制度并愿意自觉遵守;(3)对劳动合同内容已完全了解,并愿意严格履行劳动合同约定的义务;(4)知晓违反劳动合同的责任,若一旦违约,愿意自觉承担违约责任;(5)知晓产生劳动争议的处理途径,若一旦发生争议,愿意服从并严格履行生效判决或裁定确定的义务。我们企业讲诚信,也希望员工讲诚信。
主持人:关于违约金,贵公司是如何规定的?有什么依据吗?
嘉宾:我们严格按照北京市有关规定,违约金不超过员工离职前一年的工资总额。劳动合同中有专门的条款约定违约金的数额。员工在签订合同时是知晓具体数字并认可的。正如我在前面讲到的,我们不限制员工的正常流动,收取违约金不是为了“卡”员工,主要是要求员工在签订劳动合同时要慎重,要守信,其次是部分补偿员工违约给企业造成的经济损失。
主持人:那么,在劳动合同管理过程中,贵公司是不是一直采取精细化的管理方式?
嘉宾:我们的精细化管理也是逐渐实现的。以前,有一些工作是比较粗放的,比如说,员工提出辞职后,尚未结清违约金,公司却先向员工支付尚未结清的工资,从而给企业造成损失。最近我们在劳动合同中约定:“乙方(指员工)同意,本合同解除时,乙方给甲方(指公司)造成的经济损失尚未处理完毕或者未按本合同约定承担违约责任的,甲方尚未支付给乙方的工资首先用来冲抵赔偿金、违约金。”从而较好地解决了这个问题。此外,我们还重新梳理了员工辞职流程:员工向公司递交辞职报告之后,由人力资源部代表公司致该员工一封信,信中主要是说明该员工的权利和义务,该员工继续工作一个月后,交接好工作,并足额缴纳合同中规定的违约金。此后就可以正式办理离职手续了。再比如,为了避免员工集中离职给企业带来不确定的风险,在与员工签订合同时,对于同时进公司的员工,我们会有意识地将合同到期的日子错开。
主持人:过于精细化的管理方式会不会因制度制订得太细太严,导致操作时缺少人情味?
嘉宾:尽管公司的制度看起来很细也很严,但我们在实际操作中,采用的管理方式还是充满了人性化的温情管理。就拿违约金来说,尽管在合同中已规定了违约金额,但对于那些确实无能力缴纳违约金的员工,只要他们能真诚与公司沟通,公司会视具体情况,让他们缓交或少交一部分违约金。再有,公司提供的劳动合同文本中一些条款是可以协商的,对于任何一个条款,如果员工不同意是可以取消的。文本中第63条款是空白的,特意留给员工填写补充条款的。当然,虽然劳动合同文本所有条款的法律意义都是非常清楚的,但是,多数员工在法律方面的知识是不足的,在信息方面是不对等的。为了降低这种不对等程度,体现公平,我们要求公司人力资源部在新员工签合同之前,要让他们先阅读一封信。这封信主要是提醒员工认真阅读劳动合同文本,对于自己应承担的责任和义务要清楚明白。
我们始终相信完善的制度可以引导员工正确认识企业的价值观,明白自己应该做什么,不应该做什么。也只有这样,才能建立和谐稳定的劳动关系。
主持人:据说贵公司的劳动合同文本中有许多条款是您反复斟酌后定稿的。作为公司副总经理,公司里有很多大事等着您处理,为什么您却关注劳动合同管理这样一项基础和常规的人事工作?
嘉宾:劳动合同管理虽然是基础工作,但是却直接关系到劳动关系的和谐与稳定,因此不容忽视。这几年有些企业因为劳动合同管理不规范产生了劳动争议,也提醒我们尽力完善劳动合同制度,加强劳动合同管理,降低企业的用人风险。
主持人:我看了贵公司的劳动合同文本,感觉许多条款设计得非常精细和缜密。你们是出于怎样的考虑?
嘉宾:主要是为了便于操作,我们的劳动合同文本针对《劳动法》中一些意义不很明确的条款做了详细的约定。比如企业解除合同,按照《劳动法》第二十五条第一款“在试用期间被证明不符合录用条件的”,那么什么是“录用条件”?《劳动法》里没有具体说明,但如果企业在劳动合同中没有一个明确的约定,往往会因为不同的理解,产生争议。鉴于此,我们公司的劳动合同文本中注明对劳动法的这一条款理解,约定为如下情形:(1)聘用时提供的离职证明、学历证明、工作经历、体检证书或婚姻、生育证明是虚假的或伪造的;(2)应聘前患有精神病、传染病及其他严重影响工作的疾病而在应聘时未声明的;(3)应聘前有吸毒等劣迹而在应聘时未声明的;(4)应聘前曾被依法追究刑事责任或劳动教养而在应聘时未声明的;(5)试用期间因健康原因或其他个人原因不能保证正常工作的;(6)试用期故意违反劳动纪律或甲方规章制度的;(7)培训考核不合格的;(8)试用期内达不到本合同第三条所述《职位说明书》规定的工作标准或定额要求的。
像这样的细化和量化有很多处,如对《劳动法》第二十五条第二款“严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的”理解,约定为依公司有关规章制度界定为“重度过失”或“严重过失”的情形;对《劳动法》第二十五条第三款“严重失职、营私舞弊,对用人单位利益造成重大损害的”中“重大损害” 的理解,对《劳动法》第二十六条第三款“劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使原劳动合同无法履行”中的“客观情况发生重大变化”的理解,我们都做了详细的约定。
主持人:在你们的劳动合同管理工作中,哪些是管理的重点?
嘉宾:我们公司是国内外较有影响的研究、开发、生产和销售半导体硅材料的高科技企业。鉴于我们企业的特点,对于关键岗位的重点员工,我们实行了竞业限制。通常我们规定员工在合同解除或终止后两年内,在全球范围内,不得组建、参与组建或受雇于从事半导体硅材料生产或经营的企业;不得直接或间接或帮助他人劝诱公司内掌握商业秘密的员工,或关键岗位的员工离开公司;也不得直接或间接影响或试图影响公司的客户关系向离职员工或第三方转移。当然,在限制的过程中,我们也对愿意承担义务的员工进行经济补偿,保证他们的利益不受损失。
由于竞业限制使接受跳槽员工的企业有可能承担连带责任,所以我们也关注从其他公司过来的员工是否与原单位签订了相关协议,并在合同中做出如下规定以避免风险发生:“乙方向甲方保证,在进入甲方之前对任何社会第三人,均未承担有关商业秘密的任何保密、不使用义务,因而乙方在甲方任何知识的使用,与任何社会第三人无关。”
主持人:那么,目前你们在劳动合同管理过程中最大的难点是什么?采取了那些相应的对策?
嘉宾:个别员工不守信是让我们比较头疼的一件事。公司并不限制和阻碍员工的正常流动,我们是支持员工发展的,但希望员工能及时沟通,而不是不告而别,避而不见。辞职员工若不按合同约定提前提出辞职申请,甚至不完成交接工作,会影响企业的正常生产。为了防范这类风险发生,我们也有一些相应的对策。比如说在面试时,通常我们都会考察应聘者对这个问题的看法,问他(她):“合同期未满,如果有其他的发展机会,你该怎么办?”很多应聘者会简单回答说“不走”,这不一定是真话。其实我们真正希望听到的回答是:“如果协商不成,按照合同约定履行违约责任。”我们让员工在签劳动合同时,同时也签一份《诚信承诺书》,员工须承诺:(1)求职时提供的信息是真实和准确的;(2)本人签订劳动合同期间已知晓公司规章制度并愿意自觉遵守;(3)对劳动合同内容已完全了解,并愿意严格履行劳动合同约定的义务;(4)知晓违反劳动合同的责任,若一旦违约,愿意自觉承担违约责任;(5)知晓产生劳动争议的处理途径,若一旦发生争议,愿意服从并严格履行生效判决或裁定确定的义务。我们企业讲诚信,也希望员工讲诚信。
主持人:关于违约金,贵公司是如何规定的?有什么依据吗?
嘉宾:我们严格按照北京市有关规定,违约金不超过员工离职前一年的工资总额。劳动合同中有专门的条款约定违约金的数额。员工在签订合同时是知晓具体数字并认可的。正如我在前面讲到的,我们不限制员工的正常流动,收取违约金不是为了“卡”员工,主要是要求员工在签订劳动合同时要慎重,要守信,其次是部分补偿员工违约给企业造成的经济损失。
主持人:那么,在劳动合同管理过程中,贵公司是不是一直采取精细化的管理方式?
嘉宾:我们的精细化管理也是逐渐实现的。以前,有一些工作是比较粗放的,比如说,员工提出辞职后,尚未结清违约金,公司却先向员工支付尚未结清的工资,从而给企业造成损失。最近我们在劳动合同中约定:“乙方(指员工)同意,本合同解除时,乙方给甲方(指公司)造成的经济损失尚未处理完毕或者未按本合同约定承担违约责任的,甲方尚未支付给乙方的工资首先用来冲抵赔偿金、违约金。”从而较好地解决了这个问题。此外,我们还重新梳理了员工辞职流程:员工向公司递交辞职报告之后,由人力资源部代表公司致该员工一封信,信中主要是说明该员工的权利和义务,该员工继续工作一个月后,交接好工作,并足额缴纳合同中规定的违约金。此后就可以正式办理离职手续了。再比如,为了避免员工集中离职给企业带来不确定的风险,在与员工签订合同时,对于同时进公司的员工,我们会有意识地将合同到期的日子错开。
主持人:过于精细化的管理方式会不会因制度制订得太细太严,导致操作时缺少人情味?
嘉宾:尽管公司的制度看起来很细也很严,但我们在实际操作中,采用的管理方式还是充满了人性化的温情管理。就拿违约金来说,尽管在合同中已规定了违约金额,但对于那些确实无能力缴纳违约金的员工,只要他们能真诚与公司沟通,公司会视具体情况,让他们缓交或少交一部分违约金。再有,公司提供的劳动合同文本中一些条款是可以协商的,对于任何一个条款,如果员工不同意是可以取消的。文本中第63条款是空白的,特意留给员工填写补充条款的。当然,虽然劳动合同文本所有条款的法律意义都是非常清楚的,但是,多数员工在法律方面的知识是不足的,在信息方面是不对等的。为了降低这种不对等程度,体现公平,我们要求公司人力资源部在新员工签合同之前,要让他们先阅读一封信。这封信主要是提醒员工认真阅读劳动合同文本,对于自己应承担的责任和义务要清楚明白。
我们始终相信完善的制度可以引导员工正确认识企业的价值观,明白自己应该做什么,不应该做什么。也只有这样,才能建立和谐稳定的劳动关系。